Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
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Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), también conocido como Electronic Document and Records Management System (EDRMS), es una plataforma tecnológica que combina tecnologías de gestión documental y archivística y que está diseñada para gestionar de manera eficiente la creación, almacenamiento, recuperación, distribución y disposición de documentos electrónicos y registros digitales a lo largo de su ciclo de vida. Este sistema permite a las organizaciones, tanto públicas como privadas, cumplir con las normativas legales y de conservación relacionadas con la documentación digital.
Sumario
Características
Los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) pueden consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados o en la combinación de varios tipos de programas informáticos, aunque debidamente diferenciados, de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), ya que estos últimos se ocupan de gestionar los documentos electrónicos en su sentido más amplio, que no necesariamente son de archivo, aunque podrían llegar a serlo.
Los SGDEA, deberán gestionar metadatos adicionales relacionados con: nivel de acceso, privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia, preservación y disposición, de los documentos electrónicos de archivo, en donde se refleje una relación o asociación con el documento y expediente a través de la incrustación o vinculación de metadatos.
Igualmente, los SGDEA deben contar con funcionalidades para almacenar documentos preservando su contenido, contexto y estructura, permitiendo verificar su autenticidad e integridad independientemente de hardware y software con el que fue creado.
Funcionalidades
Los SGDEA ofrecen funcionalidades para planificar, manejar y organizar la documentación desde su creación hasta su disposición final. Abarcan todo el ciclo de vida de los documentos, incluyendo procesos como la producción, gestión, organización, transferencia y preservación. Su objetivo es automatizar y normalizar la administración de documentos, siguiendo principios archivísticos y requisitos técnicos específicos.
- Captura y Creación: Permite la captura de documentos digitales y la creación de nuevos registros, facilitando la digitalización de documentos en papel. Los SGDEA facilitan la conversión de documentos físicos a digitales utilizando tecnologías como el Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR). Esto permite que los documentos escaneados se conviertan en archivos electrónicos que pueden ser fácilmente buscados y editados.
- Clasificación y Organización: Proporcionan herramientas para clasificar y organizar documentos según criterios archivísticos, facilitando su búsqueda y recuperación. Los documentos se organizan mediante metadatos o clases documentales, lo que facilita su categorización, búsqueda y recuperación. Esta estructuración permite que los usuarios encuentren rápidamente la información que necesitan sin perder tiempo en búsquedas manuales.
- Almacenamiento Seguro: Ofrecen un entorno seguro para el almacenamiento de documentos, garantizando la integridad y confidencialidad de la información.
- Control de Versiones: Permiten el seguimiento de las diferentes versiones de un documento. Esto es crucial para el seguimiento de cambios y la colaboración en documentos, asegurando que siempre se trabaje con la versión más actualizada.
- Acceso y Recuperación: Facilitan el acceso a los documentos mediante sistemas de búsqueda avanzados, permitiendo a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan.
- Cumplimiento Normativo: Ayudan a las organizaciones a cumplir con normativas legales y regulaciones relacionadas con la gestión documental y la conservación de registros.
- Disposición y Retención: Administran políticas de retención y disposición de documentos, asegurando que se eliminen o archiven adecuadamente según las normativas aplicables.
- Interoperabilidad: Pueden integrarse con otros sistemas y aplicaciones dentro de la organización, facilitando un flujo de trabajo más eficiente. Los SGDEA pueden integrarse con aplicaciones como el ERP (Enterprise Resource Planning) y el CRM (Customer Relationship Management), así como con herramientas ofimáticas.
Beneficios en las organizaciones
La importancia de los SGDEA radica en que a través de estos se pueden asegurar las características esenciales de los documentos electrónicos de archivo, que son la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y disponibilidad de los documentos, como también permite asegurar su forma documental fija, vínculo archivístico y contenido estable. Por lo que el SGDEA es un espacio seguro para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos, donde son tratados como un activo de la organización, de la misma forma en que son gestionados los documentos y expedientes físicos, los cuales cuentan con herramientas y mecanismo que aseguran su conformación completitud, integridad, etc.
En este sentido, la implementación de un SGDEA tiene muchos beneficios para las organizaciones como:
- Estratégicos: Generación de condiciones que faciliten el desarrollo e implementación de soluciones estratégicas que aporten al proceso de la gestión documental como soportes para la toma de decisiones, rendición de cuentas, transparencia y acceso a la información.
- Financieros: Disminución de costos asociados al almacenamiento físico, a la impresión de copias y a los insumos que de ellas se derivan.
- Administrativos: Mejora en los tiempos de gestión y trámite de los documentos enviados y recibidos. Control completo del proceso y de los documentos que a partir de ellos se generan.
- Operativos: Reducción de impresión de documentos, reducción de tiempos de consultas y tareas de archivo, fácil acceso de información y mayor distribución de documentos.
- Tecnológicos: Ahorro de espacio físico, seguridad para documentos, acceso y centralización de datos y documentos desde un solo punto, desde diferentes lugares y dependencias.
Fases de implementación
Fase de planeación
En esta fase se debe definir la estructura de desglose de trabajo a alto nivel, el alcance de la implementación del SGDEA, establecer sus objetivos, productos o entregables esperados, los riesgos y cuantificar el tiempo y los recursos que abarcara a partir del análisis de las necesidades de una entidad, hasta la finalización de los procesos implementados.
Fase de análisis
Comprende las actividades orientadas a conocer la estructura general de la entidad y a determinar la necesidad de información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental. Cada uno de estos análisis se puede desarrollar en paralelo porque uno no influye sobre el otro, sin embargo, si se complementan.
Fase de diseño
En esta fase se define la estrategia de implementación del SGDEA, se hace el desglose de fases y se realiza una proyección generando un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente.
Fase de implementación
Una vez se tiene claridad sobre qué procesos o procedimientos se van a automatizar dentro del SGDEA, y se han identificado las necesidades que se pretenden cubrir, se da inicio a la fase de implementación. Es recomendable hacer la implementación progresiva, garantizando escalabilidad, continuidad e interoperabilidad con lo implementado anteriormente).
Fase de evaluación, monitoreo y control
En esta fase se definen las acciones que contribuyen a realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de cada una de las fases del proyecto, y su avance según su planificación. Esta fase es de vital importancia porque permite identificar y gestionar los riesgos, enumerar y evaluar los hitos importantes del proyecto SGDEA y documentar los cambios o ajustes que hayan surtido durante su implementación.
Softwares
A nivel internacional existen tanto soluciones comerciales como algunas de código abierto, y cada una tiene características específicas que pueden adaptarse a diferentes necesidades organizativas. Es recomendable evaluar cada opción en función de los requerimientos particulares de tu organización antes de tomar una decisión.
A continuación se presenta un listado de algunos de los principales Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo disponibles en el mercado.
- Microsoft SharePoint: Plataforma colaborativa que incluye capacidades de gestión documental.
- M-Files: Sistema que utiliza metadatos para organizar y gestionar documentos.
- DocuWare: Solución de gestión de documentos en la nube que ofrece automatización de flujos de trabajo.
- OpenText Content Suite: Plataforma integral para la gestión de contenido empresarial.
- Laserfiche: Herramienta que combina gestión documental con automatización de procesos.
- Alfresco: Solución de código abierto para la gestión de contenido y documentos.
- IBM FileNet: Plataforma para la gestión de documentos y contenido empresarial.
- Evernote Business: Herramienta de organización y gestión de notas y documentos.
- Box: Plataforma de almacenamiento en la nube con capacidades de gestión documental.
- Google Workspace (anteriormente G Suite): Incluye herramientas para la colaboración y gestión de documentos en línea.
- Zoho Docs: Parte de la suite Zoho, ofrece funcionalidades para la gestión documental.
- DocuSign CLM: Especializado en la gestión de contratos, pero también incluye funciones de gestión documental.
- Nuxeo: Plataforma de gestión de contenido digital y documentos.
- eFileCabinet: Software que permite la gestión segura y organizada de documentos electrónicos.
- ShareFile (Citrix): Solución centrada en la seguridad y el intercambio de archivos, con capacidades de gestión documental.
