Sistema de gestión de proyectos informáticos
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El Sistema de gestión de proyectos se crea con el objetivo de llevar a buen fin la gestión de proyectos, es necesario que esta organización cuente con ciertos elementos claves. El conjunto de esos elementos constituye un sistema de gestión de proyectos en el que cada elemento individual es lo que denominaríamos un subsistema. Dado que todos los sistemas se componen de entradas, salidas y un proceso que transforme las entradas en salidas, lo mismo puede decirse de cada uno de los componentes de un sistema de gestión de proyectos.
Sumario
Componentes del sistema de gestión de proyectos
Sistema de planificación
De todos los elementos del sistema de gestión de proyectos, el sistema de planificación es posiblemente el más importante, puesto que si se elabora un mal plan probablemente será imposible realizar una correcta ejecución del proyecto. Hay una cierta tendencia a adoptar un planteamiento compulsivo, a actuar por actuar, con independencia de si lo que se hace es o no es lo adecuado. A menudo la preocupación por las tareas está tan arraigada que parece existir la creencia de que si alguien no está haciendo algo relacionado con alguna tarea está perdiendo el tiempo. Se considera que la planificación no produce resultados y es, por tanto, una pérdida de tiempo. Esta consideración es completamente falsa, ya que una mala o inexistente planificación inevitablemente conducirá a una mala realización en el proyecto, lo cual repercutirá enormemente tanto en la calidad como en el plazo de terminación del proyecto, ocasionando grandes perjuicios. Una buena planificación además de repercutir enormemente en la buena realización del proyecto, también facilita en gran medida las tareas que se tengan que realizar con posterioridad.
Sistema de información
El sistema de información es el sistema que se encarga de recopilar los datos necesarios para que el director del proyecto sepa si el proyecto lleva la dirección prevista. Sin embargo, esa información debe ser puntual, y uno de los problemas que tienen algunas organizaciones es que los datos sobre el proyecto son recogidos, introducidos en un ordenador central, procesados y distribuidos a intervalos tan largos de tiempo que la información resulta inútil a efectos de control.
Sistema de control
El control de un proyecto es una de las responsabilidades de un director de proyectos. El sistema de control debe utilizar los datos sobre la situación del proyecto para determinar en cualquier etapa de dicho proyecto el cómo está desarrollándose con respecto al plan estipulado al inicio de su realización, e iniciar acciones correctoras si se produjera alguna discrepancia significativa que pudiera conllevar el alejamiento de la consecución de los objetivos del proyecto. Hay que señalar que un sistema únicamente de seguimiento del proyecto no es un sistema de control.
Sistema de técnicas y metodologías
En todo proyecto se hace uso de ciertas técnicas y metodologías para realizarlo, siendo una gran ayuda para la realización de un gran número de tareas (e incluso automatizando muchas de ellas, consiguiendo por lo tanto una reducción en el tiempo de duración de algunas tareas así como una mejora en la calidad. Un ejemplo de tecnologías aplicables al ámbito del proyecto serían: el diseño asistido por ordenador, programación en PERT y CPM, y modelos de cálculos de costes.
Sistema de organización
Con el fin de coordinar los esfuerzos de la gente, se establece una organización, que debe definir sus límites en cuanto a su autoridad, obligaciones y responsabilidad de los participantes. En el caso de que los miembros de un proyecto no tengan autoridad, no se sentirán responsables de sus acciones y será el director del proyecto el que tenga que tomar todas las decisiones. El resultado de esto es que el director de proyecto cargará constantemente con todos los problemas y los miembros del proyecto no tendrán conciencia de la repercusión de sus actos en el desarrollo del proyecto.
Sistema cultural La cultura de una organización es el efecto combinado de los valores, creencias, actitudes, tradiciones y comportamientos de los miembros de esa entidad. Cuando un miembro del equipo de proyecto trasgrede las expectativas culturales de miembros poderosos que formen parte también de dicho equipo, suelen crear problemas. Si una organización ha estado practicando la dirección informal de proyectos, la adopción de un sistema disciplinado exige un cambio en la cultura de la organización. El cambio principal es que los proyectos deben estar adecuadamente planificados, y la respuesta inicial será con frecuencia que eso conlleva demasiado tiempo e inmoviliza determinados recursos.
Es importante señalar que el éxito en la dirección de proyectos exige cooperación entre todos los grupos implicados, y proporciona herramientas para establecer fechas de entrega realistas antes de llegar a compromisos con los clientes. También es relevante señalar que la introducción de la dirección formal de proyectos despierta a menudo resistencia porque la gente no ve ningún beneficio en ella, sino que sólo se ven los costes que va a ¡¡implicar. Para conseguir que se acepte la disciplina, los miembros de la organización deben ver algún beneficio para ellos, en lugar de una penalización. Por desgracia, es el tiempo necesario para la planificación del proyecto lo que se contempla como una penalización. Hace falta tiempo y experiencia para comprobar que la planificación evita muchos problemas y obstáculos más adelante.
Sistema humano
Uno de los aspectos más difíciles y complicados en la dirección de proyectos es la vertiente humana. Es completamente cierto que ninguna de las herramientas de la gestión de proyectos tiene valor si no hay gente dispuesta a utilizarlas. Por esta razón, los directores de proyectos deben tener grandes aptitudes para las relaciones humanas.
Entre ellas se incluyen la capacidad para proporcionar liderazgo adecuado a los miembros del equipo; capacidad para negociar los recursos necesarios para el proyecto con los clientes, los miembros del equipo y otros directivos; habilidades para crear un equipo; habilidades de comunicación, y conocimientos sobre cómo motivar a los miembros del equipo de proyecto cuando es necesario. Un director va a necesitar menos habilidades técnicas, mayores habilidades conceptuales (capacidad para tener una perspectiva de conjunto) y mejores habilidades en cuanto a relaciones humanas, conforme se va progresando en la organización.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos
Aspectos funcionales
- Metodología de gestión de proyectos
- Recursos centralizados
- Gestión de estrategia empresarial
- Gestión de cartera de proyectos
- Gestión de programas de proyectos
- Gestión de proyectos
- Gestión de plazos, costes y recursos
- Gestión de riesgos
- Gestión del valor ganado
- Replanificación
- Entorno colaborativo vs escritorio
- Elaboración sencilla de informes
Aspectos técnicos
- Tecnologías maduras
- Tecnología libre / propietaria
- Número max. de proyectos / tareas / recursos
- Coste total de la propiedad (TCO)
- Libre vs Gratuito
- Administración
- Actualización
- Soporte
- Desarrollos ad-hoc
