Sistemas de información en las organizaciones

Sistemas de información en las organizaciones Concepto: Los sistemas de información (SI) son herramientas básicas para usar y acceder a la información.

Sistemas de información en las organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la administración. Cada día se enfatiza más como un área importante dentro de la investigación en los estudios de administración, y es enseñado en las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el mundo.

La información como recurso en las organizaciones

En la sociedad actual, denominada “Sociedad de la información”, el uso y acceso a la información constituye un cambio trascendental, desde el punto de vista económico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todas las esferas de la vida. Facilita el proceso de toma de decisiones, representa una guía para la solución de problemas y sienta las bases para el progreso humano. Esta condición ha sido abordada por autores que exponen las características que definen el recurso información y lo sitúan en un lugar cimero ante los recursos tradicionales. Estas reflexiones se enuncian a continuación:

Según Gil, la información

“es un bien que difiere de un bien económico al no acabarse o depreciarse al ser consumido. La información no se extingue al ser compartida, por el contrario, la hace crecer. Información es un dato o un conjunto de datos que, en un contexto determinado tienen un significado para alguien, y transmiten un mensaje útil en un lugar determinado. La información es un recurso primordial que incluso puede determinar el éxito o el fracaso de una institución".

Gil

Horton propone dos definiciones de recurso de información que lo define de la siguiente manera:

1. Recurso de información (en singular): se refiere a la información en sí, es decir, el contenido.
2. Recursos de información (en plural): se refiere a las herramientas, equipos, suministros, personas y recursos utilizados por una entidad. También el capital, la inversión y gastos involucrados en proveer todos estos recursos de apoyo.

Sistemas de información

Los sistemas de información (SI) son reconocidos como una herramienta básica para usar y acceder a la información además de facilitar el proceso de toma de decisiones en las organizaciones.

Algunas definiciones:

Según Muñoz Cruz un sistema de información

“es un conjunto de elementos o componentes relacionados con la información que interaccionan entre sí para lograr un objetivo: facilitar y/o recuperar información”

Muñoz Cruz

Según Arjonilla Domínguez,

“un sistema de información está formado por un conjunto de elementos integrados e interrelacionados que persiguen el objetivo de capturar, depurar, almacenar, recuperar, actualizar y tratar datos para proporcionar, distribuir y transmitir información en el lugar y momento en el que sea requerido en la organización”

Arjonilla Domínguez

Para Laudon, K y Laudon J, los sistemas de información

“son un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización”

Laudon, K y Laudon J

Además de cumplir estas funciones los sistemas de información pueden ayudar a los directivos y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos.

Según Whitten, Bentley y Dittman un sistema de información

“es un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologías de la información que interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria para el correcto funcionamiento de la organización”

Whitten, Bentley y Dittman

Andreu, Ricart y Valor definen a los sistemas de información

“como el conjunto formal de procesos que opera con un conjunto estructurado de datos de acuerdo a las necesidades que una organización, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha organización y para las actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de acuerdo con su estrategia”

Andreu, Ricart y Valor

Ponjuán plantea que para estos sistemas

“su meta debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje, estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorización y llenar cada vez más la brecha existente entre conceptos formales y la intuición, la teoría y la práctica”

Ponjuán

Además de cumplir estas funciones los sistemas de información pueden ayudar a los directivos y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos.

Componentes

Según Ponjuán los componentes básicos de un Sistema de Información son:

• Documentos: Cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser empleada para referencia o estudio como una autoridad.
• Registros: es un conjunto de elementos que en forma colectiva aportan información acerca del asunto que registran.
• Ficheros o archivos de registros: es un conjunto de registros, casi siempre con características similares.
• Equipos: el equipamiento es muy variado y depende de la línea tecnológica que emplea el sistema.
• Elementos de apoyo a los sistemas pueden citarse: manuales de procedimiento, software específico.
• Procesos: Conjunto de tareas que se relacionan de forma lógica, para obtener un resultado concreto. Dentro de los SI se desarrollan múltiples procesos, con sus procedimientos, actividades y tareas
• Personas: Son las que diseñan los sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen gran parte de las decisiones técnicas y profesionales que permiten que los sistemas operen con eficacia.

Según Whitten, Bentley y Dittman los componentes de un sistema de información son:

• Individuos participantes: todos los individuos que pueden y deben participar en el desarrollo de un sistema de información pueden clasificar en función de la visión que tienen de un sistema de información.
• Propietarios: patrocinan y promueven el sistema.
• Usuarios: utilizan el sistema para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar datos e información. Grupo de individuos más importante en el desarrollo de un sistema de información.
• Diseñadores: expertos en tecnologías que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios.
• Constructores: Especialistas en tecnologías.
• Analistas: Estudia los problemas y necesidades de la organización, para obtener mejoras.
• Datos e información: El procesamiento de los datos, permite transformarlos en información.
• Procesos de negocio: Conjunto de tareas que responden a los acontecimientos de negocios.
• Tecnologías de la información: Soporte físico sobre el cual se desarrolla el SI.

En esencia se puede plantear que un sistema de información incluye de modo habitual los siguientes componentes: las personas a partir de diversos roles, la información, los procesos y las tecnologías como elementos claves. Estos se interrelacionan como un todo, con un enfoque sistémico para el cumplimiento de su propósito fundamental. Cuando uno de ellos es afectado los demás se afectan por el principio de la sinergia (El todo es más que la suma de las partes). Cada componente juega un rol importante que tributa al objetivo general para el cual fue creado.

Tipología en el sector organizacional

En el sector organizacional se han desarrollado diversas tipologías de sistemas de información. Estas surgen básicamente a partir de las propias necesidades del sector y de la adecuación a los procesos fundamentales desarrollados de acuerdo con las particularidades propias de cada organización. Entre los mismos se tiene los siguientes

1. Sistema de información de marketing (S.I.M): están orientados a obtener y procesar información sobre mercadotecnia, una organización necesita tres tipos de información de mercadotecnia: inteligencia de mercadotecnia (información sobre el entorno), información interna de mercadotecnia (aquella que se recoge dentro de la organización) y comunicaciones de mercadotecnia información que fluye desde la organización hacia el entorno). Esta información básicamente responde al área estratégica de la organización.
2. Sistemas de Información de Producción (S.I.P): tiene como objetivos apoyar el sistema de producción físico y proporcionar información acerca de las operaciones de producción. Esta información responde específicamente al área productiva de la organización.
   
3. Sistema de información financiera (S.I.F): proporcionan a personas y grupos, tanto dentro como fuera de la organización, información relacionada con los asuntos financieros de la organización.
   
4. Sistema de información de recursos humanos (S.I.R.H): permite recopilar y almacenar información relacionada con los recursos humanos para transformarla y luego distribuirla a los usuarios de la organización.
   
5. Sistemas de dirección para directivos (S.D.D): proporcionan a los directivos información sobre el desempeño global de la empresa. Utilizan fuentes de información internas (las salidas de los sistemas de información funcional) y fuentes del entorno (pues la información procedente del exterior de la empresa es especialmente importante en los niveles jerárquicos más altos).

De acuerdo con Monforte los Sistemas de Información en la organización se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales pueden ser:

• Procesamiento de datos (TPS – Transactional Processing Systems): se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información. Ejecutan las actividades de carácter rutinario de las organizaciones; sin embargo, el elemento humano sigue participando en la captura de la información requerida.
• Sistemas de información para la administración o gerenciales (MIS - Management Information Systems): proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras. Soportan un amplio espectro de tareas de las organizaciones - que supera la capacidad de los sistemas de procesamiento de datos - dentro de las cuales se incluyen el análisis, y la toma de decisiones.
• Sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS - Decision Support Systems): también depende de una base de datos como fuente de información, pero se distingue del sistema de información para la administración, porque hace énfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. Sin embargo, la decisión depende de la persona responsable. Estos sistemas deben ser diseñados con una orientación de las personas que lo van a utilizar, y no como un sistema tradicional para la administración.
• Sistemas expertos o sistemas basados en el conocimiento (WKS – Knowledge Working Systems): captura y utiliza el conocimiento de un experto para la solución de un problema particular. Si bien en los SSD la decisión depende de la persona responsable, el sistema experto selecciona la mejor solución al problema o al tipo específico de problemas. Los elementos básicos de un sistema experto son: la base de conocimientos y una máquina de inferencia que liga al usuario con el sistema, procesando sus solicitudes mediante lenguajes como el PROLOG o LISP y la interfaz del usuario.

Como se evidencia anteriormente la tipología de los sistemas de información puede ser tan variada y diversa como las necesidades de información y responde a los objetivos de cada organización. Cuando se analizan los criterios abordados por cada uno de los autores se observa como incluyen de una forma u otra el uso de la nuevas tecnologías de la información y la comunicación y la adaptación de las mismas a las diferentes áreas y tipologías de usuarios presentes en las organizaciones.

Importancia para las organizaciones

Un sistema de información para la organización es de suma importancia pues facilita la organización y normalización de la información, con lo cual permite conocer el estado de los datos, la información sobre mercados y competidores, estadísticas de proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la gestión organizacional y la toma de decisiones.

Debe responde al cumplimiento de su misión y visión, como objetivos supremos de esta, ya que los sistemas de información interactúan directamente con el ambiente de la organización, ya que los elementos del ambiente que inciden en el sistema constituyen una entrada y todo resultado del sistema hacia su ambiente es una salida. De igual manera la retroalimentación constituye un elemento clave para el desarrollo y fortalecimiento de la organización. La retroalimentación permite conocer el impacto de los servicios y productos, que servirán como salidas en el ambiente y propicia el rediseño del sistema en función de la satisfacción de las necesidades de los usuarios/ clientes que formarán entradas.

Representa un proceso de suma importancia, pues las informaciones que se obtiene a través de él influyen cuantitativa y cualitativamente en el mejoramiento de la calidad de los servicios y productos.

Fuente

• Andreu R., Ricart J., Ricart y Valor J. Valor (1996). Estrategia y sistemas de información. 2 ed. MC Graw-Hill.
• Arjonilla Domínguez, Sixto Jesús, Medina Garrido, José Aurelio. La Gestión de los sistemas de información en la empresa. Ediciones Pirámides, Madrid, 2002. 219 p.
• Barroso J. Propuesta de pautas para el diseño de un sistema de gestión de información en la empresa ECIMETAL; Trabajo de diploma: Universidad de la Habana, Departamento de Comunicación, 2009, 139 p.
• Moreiro González, José A. Los sistemas de información documental: Consideraciones sobre sus características, conceptos y funciones. Universidad de Carlos III. Madrid
• Ponjuan, Gloria et al. Sistemas de información: principios y aplicaciones. La Habana 2004. 138p