Supervisa (software)
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Supervisa. También llamado Supervisa Acuerdos en su versión 2.0.0, es un sistema desarrollado por la Empresa de Aplicaciones Informáticas DESOFT, que permite la planificación de las diferentes reuniones y el control del estado de cumplimiento de cada uno de los acuerdos que se toman en ellas. El seguimiento y control de los acuerdos tomados, así como la notificación oportuna de su evolución en el tiempo, alberga una vital importancia en las entidades cubanas.
La utilización de un sistema informático para el control de dicho proceso ayudaría a obtener mejores resultados y a humanizar el trabajo de los empleados de esta área; estando alineado a lo que se plantea en el Decreto Ley No. 257 del 2007 “De los Consejos de Dirección de los Organismos de la Administración Central del Estado” sobre la funciones de los Consejos de Dirección de Los Organismos de la Administración Central del Estado.
Sumario
Principales características
- Almacenar y dar seguimiento a los acuerdos que se adoptan en las reuniones.
- Gestionar el cumplimiento, fecha de vencimiento y los ejecutores de acuerdos.
- Envíar avisos y recordatorios por e-mail de los eventos de interés a los implicados en las reuniones.
- Los acuerdos son almacenados por diferentes tipos de reuniones.
- A cada responsable le envía por e-mail las incidencias y eventos de interés de los acuerdos que tiene implicación.
- Visualizar reportes y resúmenes de acuerdos por diferentes tipos de filtrados personalizados.
- Llevar un seguimiento cronológico de un acuerdo hasta que sea cumplido.
- Insertar reuniones según estructura organizativa.
- Seguir flujo de proceso de las reuniones.
- Asociar los acuerdos a las reuniones.
- Seguir el flujo de proceso de los acuerdos.
- Elaborar de forma automática el acta de la reunión a partir de los datos suministrados.
- Permite el intercambio entre los implicados al hacer uso de la mensajería instantánea y red social asociada a cada reunión y acuerdos.
Estructura
Aplicación Web desarrollada con estándares de código abierto y de desarrollo sobre web, utilizando herramientas de software libre. Incluye 5 módulos:
- Configuración
- Reuniones
- Acuerdos
- Red Social
- Reportes
Basado en plataforma distribuida, Supervisa v2.0.0 es una aplicación web, con tecnología de Odoo, desplegable en un servidor central del cliente, por lo que puede ser accedida desde cualquier computadora conectada a la red, mediante un navegador Web. El acceso al sistema se realiza a través de una interfaz de autenticación de usuario, mediante la cual se permite o niega la entrada al sistema, en dependencia de la identificación y contraseña provistas por el usuario. Este proceso es utilizado por el sistema para otorgar los permisos de acceso a las funcionalidades a las que ha sido previamente autorizado, partiendo del rol que le ha sido otorgado por un administrador del sistema.
Requerimientos del sistema
Para llevar a cabo el correcto funcionamiento de la aplicación en las entidades donde se instale es necesario garantizar los siguientes aspectos:
- Estaciones de trabajo o Terminales con Sistema operativo: GNU/Linux o Windows, con una Memoria RAM de 512 Mb.
- Servidor con Sistema Operativo Linux o Windows, con una Memoria RAM de 512 Mb mínimo y óptimo 1 GB, capacidad del disco duro de 250 Mb.
- Instalar en Estaciones de trabajo o Terminales cualquier navegador Web.
- Gestor de Base de Datos PostgreSQL versión 8 o superior.
Características generales por módulos
Configuración
- Crear y gestionar los usuarios del sistema.
- Crear y gestionar los Grupos de Usuarios.
- En esta funcionalidad se define la estructura organizacional de la Empresa o Entidad, organizando de forma jerárquica los niveles estructurales y los roles que realizan los usuarios dentro de cada nivel.
- Crear y modificar los Clasificadores de Reunión.
Reuniones
El proceso de gestionar reuniones ha sido implementado para ser operado por todos los usuarios del sistema. Algunas funciones están limitadas de acuerdo a roles que realiza el usuario activo dentro de las reuniones. Es posible que algunas de las opciones no estén disponibles para algunos usuarios. Se pueden realizar las siguientes funciones:
- Buscar /Filtrar reuniones desde el Listado
- Ver Reuniones en Vista Calendario, vista Kanban, Listado de Reuniones
- Crear Reunión
- Convocar Reunión
- Agregar Acuerdos a Reunión
- Finalizar Reunión
- Ver Datos de Reunión
- Editar Nivel Estructural
- Eliminar Datos de Reunión
- Enviar notificaciones a seguidores de la Reunión.
Acuerdos
El proceso de gestionar Acuerdos, ha sido implementado para ser operado por todos los usuarios del sistema. Algunas funciones están limitadas de acuerdo a roles que realiza el usuario activo dentro de los Acuerdos. Es posible que algunas de las opciones no estén disponibles para algunos usuarios.
- Ver Acuerdos en Vista Calendario, Listado de Acuerdos
- Buscar /Filtrar Acuerdos desde el Listado.
- Editar Acuerdo
- Emitir Estado de Acuerdo
- Confirmar Estado de Acuerdo
- Ver Datos de Acuerdo
- Enviar notificaciones a seguidores del Acuerdo.
Red Social
La funcionalidad de la Red Social y Mensajería del sistema permite a los usuarios:
- Seguir los documentos, reuniones y Acuerdos de su interés.
- Promover soluciones y discusiones dentro de los grupos y documentos asociados.
- Contactar por Mensajería instantánea a cualquiera de los usuarios en línea.
- Adjuntar documentos a los Acuerdos y Reuniones
- Posee una bandeja de entrada libre de spam pues solo se encuentra en ella las notificaciones importantes de las aplicaciones asociadas al usuario.
La red social de un Acuerdo son los usuarios asociados como seguidores del mismo. Al crear un Acuerdo el sistema agrega como seguidores del mismo al responsable y todos los usuarios asociados como supervisores al nivel estructural del Acuerdo. Todas las notas internas, mensajes y ficheros adjuntos enviados por uno de los seguidores se asociaran al Acuerdo y se le enviará a los demás seguidores.
La red social de una Reunión son los usuarios asociados como seguidores de la misma. Al convocar una Reunión el sistema agrega como seguidores de la misma a todos los usuarios asociados al nivel estructural de la Reunión (Supervisores, Captadores y Ejecutores/Observadores del nivel estructural).
Reportes
Los reportes o salidas del sistema han sido implementados para ser operados por todos los usuarios del sistema. Estos usuarios podrán visualizar las diferentes salidas de acuerdo a las reuniones y acuerdos a los que tiene acceso dentro del Supervisa v2.0.0. Se pueden obtener las salidas o reportes siguientes:
- Reporte General de Acuerdos.
- Reporte General de Acuerdos por Responsable.
- Reporte General de Reuniones.
- Reporte Resumen de Acuerdos por Responsable.
- Reporte Resumen de Acuerdos por Estado.
- Acta de la reunión.
Beneficios que aporta
- Ahorro de tiempo y esfuerzo en la planificación de reuniones pues el Supervisa envía notificaciones programadas de todos los eventos.
- Seguimiento preciso de los Acuerdos con roles y permisos de acceso específicos de cada usuario asociado al acuerdo.
- Mejora la toma de decisiones al poder obtener un panorama instantáneo del estado de cumplimiento de los acuerdos y sus asignaciones en todas las estructuras organizativas de acuerdo a diferentes tipos de filtrados.
- Colaboración conjunta en el cumplimiento de los Acuerdos.
- Almacenamiento de los documentos, acta de la reunión, comentarios y notas referentes a los acuerdos y reuniones dentro del Supervisa, facilitando su accesibilidad y organización.
Fuentes
- Desoft Guantánamo (2016). Manual de usuario Supervisa versión 2.0 [Programa de computadora].
- Desoft Guantánamo (2016). Manual de Instalación Supervisa versión 2.0 [Programa de computadora].
- Consejo de Ministros. (2008). DECRETO-LEY No. 257. De los Consejos de Dirección de Los Organismos de la Administración Central del Estado.
