Técnicas de Recolección de Información
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Técnicas de Recolección de Información. La auditoria es una materia que se basa en determinados principios, normas y procedimientos que tienen un alto grado de homogeniedad a nivel internacional y consecuentemente, en cada país.El éxito de la misma parte del conocimiento de la entidad y esto se logra a través de una buena información, por ello la razón de aplicar herramientas de trabajo, lo que le permitirá al auditor identificar de manera precisa y concreta las fallas en las áreas, sistemas, sobre los cuales se practicarán las respectivas pruebas.
Dentro de estas herramientas se encuentran las técnicas de recolección de información que no son más que procedimientos especiales utilizados por los auditores para obtener las evidencias necesarias y formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada.
Sumario
Clasificación de las técnicas
Técnicas de Verificación Ocular
Consisten en verificar en la entidad auditada, en forma directa y paralela, como se desarrollan y documentan los procesos, procedimientos, controles, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, accionar de sus directivos, trabajadores, etc., permitiendo tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita. Entre ellas está la Observación, Comparación y Revisión Selectiva.
Observación
Es el examen ocular, constituye el método clásico de obtención de información, permite conocer la realidad objetivamente, la percepción directa del objeto, tales como, operaciones que involucren al personal, procedimientos, procesos, entre otros.
Comparación o Confrontación
Acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos, pudiéndose citar, la comparación de resultados, contra criterios aceptables, lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, esto permite al auditor determinar la veracidad de las operaciones registradas.
Revisión selectiva
Consiste en el examen ocular rápido de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales.
Técnicas de verificación oral o verbal
Permite obtener información oral dentro o fuera de la unidad auditada. Esta puede ser por entrevistas, indagación, encuestas y cuestionarios.
Indagación
Consiste en obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con funcionarios u otro personal, de la entidad o con terceros, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.
Encuestas y cuestionarios
Se les llama método interrogativo o de opinión, se efectúa con un propósito específico. La información que se obtenga por estas vías es poco confiable, menos que la recolectada por los auditores en base a entrevistas. Por lo tanto debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que cuente con evidencia que la corrobore.
Entrevistas
Esta técnica consiste en realizar entrevistas y discusiones con funcionarios de la entidad y con otras personas. La información recopilada por medio de esta técnica, puede utilizarse para completar, explicar, interpretar o contradecir otra obtenida por otras fuentes.
Técnicas de verificación documental
Consisten en obtener de la entidad documentación escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores. Entre ellas se encuentran:
Comprobación
Técnica que se aplica en el curso de un examen, con el fin de corroborar la existencia, legalidad, integridad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que la justifican o sustenta una operación o transacción.
Computación
Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de un resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.
Rastreo
Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno o de un proceso a otro por una unidad operativa dada, para asegurarse de su regularidad y corrección.
Revisión analítica
Análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación de fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se deriven de las operaciones, planes, entre otros, pronosticados.
Estudio General (Exploración)
Consiste en la evaluación general de la información de la entidad, sobre su naturaleza jurídica, objeto social, estados contables, información presupuestal, sistemas de información, sistemas de control, plan indicativo de gestión, contratación, etc.
Técnicas de verificación físicas
Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica la inspección, que no es más que el examen minucioso de los recursos físicos y documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros de la entidad.
Técnicas de verificación escrita
Se fundamentan en reflejar información importante, para el trabajo del auditor, se obtiene de las formas siguientes:
Análisis
Consiste en recopilar y manipular información lógica. Permite identificar y clasificar para su posterior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada.
Conciliación
Implica que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes, confrontar información producida por diferentes unidades administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados que están siendo evaluados.
Confirmación
Permite comprobar la autenticidad de los registros, saldos y documentos analizados a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios internos o externos que participan, realizan o se vinculan con las operaciones sujetas a comprobación.
Certificación
Su objetivo fundamental es la obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general mediante la firma de una autoridad.
Acta de Declaración
Es un medio muy eficaz para el trabajo del auditor, dada las peculiaridades actuales de nuestro trabajo, su objetivo es dejar constancia escrita, mediante acta de las declaraciones que por cualquier motivo realicen ante los auditores los trabajadores, funcionarios y dirigentes de la entidad auditada u otro personal que tenga relación con los hallazgos de la auditoria.
Tabulación
Es la técnica de auditoria, mediante la cual se agrupan los resultados logrados, en las áreas, segmentos, o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de las conclusiones.
Fuentes
- Tomo I y II del Texto de Auditoria.
- Suplemento de trabajo “Técnicas de Recopilación de la Información”. Seminario Nacional de Auditores.
- CONSUMAC.
