Comunicación organizacional

Comunicación Organizacional Campo al que pertenece Gerencia

La Comunicación Organizacional. es la suma de los procesos comunicativos que tienen lugar en el interior de la organización y los que esta desarrolla con sus públicos para el logro de los objetivos estratégicos. Contribuye a la formación de la identidad y la imagen organizacional así como forma parte de la cultura y el clima de la empresa.

Comunicación como estratégia

La comunicación es la interacción simbólica de al menos dos participantes que comparten un código en común y responden en función del estímulo del otro. A nivel empresarial e institucional, las organizaciones se comunican hacia su interior y con su entorno. La calidad de esa interacción simbólica es un bien intangible que cada vez más es reconocido por las distintas teorías administrativas. Pero para dicha calidad sea óptima, la organización no puede darse el lujo de dejar librado al azar o la espontaneidad los mensajes que envía hacia sus distintos públicos. Una organización necesita planificar todas sus acciones comunicativas de modo que conserven una coherencia simbólica que guíe hacia los objetivos de la institución.

En Ciencias de la comunicación, se llama Comunicación estratégica a la coordinación de todos los recursos comunicacionales externos e internos de la empresa (publicidad, marketing, folletería, canales comunicativos, ambiente laboral, organigrama, distribución espacial, higiene, atención al cliente, Protocolo y Ceremonial, posventa, etc.) para diferenciarlas diferentes competencias y lograr un lugar en la mente de los públicos que le interesa a la organización.

No puede haber Publicidad ni acto comunicativo exitoso, si no está coordinado de manera que todos sus componentes se interrelacionen y se gestione la comunicación de manera eficiente, para ello es necesario plantearse la formulación de estrategias comunicativas. Que no son más que un modo y “sistema de influencias psico-sociológicas destinadas a uno o por lo general varios públicos, a través de un conjunto relativamente amplio de acciones y medios de comunicación, durante un período de tiempo previamente establecido, persiguiendo objetivos en correspondencia con los intereses e intenciones de una determinada organización” (Milanés citado en Díaz- Guzmán, 2008, p.37).

En la práctica, el especialista en comunicación organizacionall dedica gran parte de su tiempo a investigar y a tratar de perfeccionar la comunicación de la empresa con sus públicos. Para ello, segmenta y caracteriza los públicos/target, realiza estudios de imagen, auditorías de comunicación interna, para después proponer a la alta dirección una estrategia de comunicación en la que queden definidos los objetivos de comunicación, los destinatarios de los mensajes, los mensajes, los medios, los mecanismos de retroalimentación y el presupuesto.

Operativamente, la estrategia parte de la realización de ciertos objetivos, de principios rectores que coordinen la puesta en marcha de una gran diversidad de acciones que permitan llegar a las metas deseadas (Arellano, 1998, p.23). La planificación, es la manera organizada y continua para seleccionar las mejores alternativas y los medios disponibles para lograr determinar determinados objetivos o metas específicas (Waterson citado en Rivero, 2002, p.162).

La planificación estratégica no debe verse como un conjunto de conceptos, métodos y técnicas que pueden ser enseñadas y aprendidas al nivel de habilidad. Es más una combinación de fundamentos filosóficos y del comportamiento, localizados al nivel de conocimientos y de las actitudes, tanto personales como profesionales y que tiene profundas y significativas implicaciones para la cultura de las organizaciones y las posturas futuras. (Arellano, 1998, p.5). Lo más importante de la dirección estratégica no son sus herramientas, sino la intención integradora de quienes la practican.

Comunicación de las Organizaciones

• Lacomunicación organizacional:se presenta como un fenómeno que se estudia para conocer y/o para mejorar los aspectos del proceso que resulten negativos para los intereses de la empresa, es decir, que de alguna manera limiten o no favorezcan el logro de los objetivos estratégicos.

Es así que, en la práctica, el especialista en comunicación de las organizaciones empresariales dedica gran parte de su tiempo a investigar y a tratar de "perfeccionar" la comunicación de la empresa con sus públicos. Para ello segmenta y caracteriza los públicos/target, realiza estudios de imagen, auditorias de comunicación interna, para después proponer a la alta dirección una estrategia de comunicación en la que han quedado definidos los objetivos de comunicación, los destinatarios de los mensajes, los mensajes, los medios, los mecanismos de retroalimentación y el presupuesto.

Funciones

Función descriptiva: indaga sobre el estado de los procesos comunicativos o la concepción de las situaciones en los diferentes ámbitos de la organización, exponiendo los resultados obtenidos.

Función evaluadora: expone las razones de lo que origina el comportamiento de los diferentes ámbitos y cómo influyen en los procesos comunicativos que se desarrollan.

Función de desarrollo: analiza y propone la forma de obtener mejores resultados, tomando como base las deficiencias y fortalezas encontradas.

Da coherencia a la pluralidad de comunicaciones de una organización: La estrategia de comunicación se convierte así en el marco comunitario de referencia al que se remiten todos los actores de la organización, encauzando una misma lectura de los problemas y oportunidades; poniendo en común unos mismo valores y un lenguaje compartido, y, sobre todo, dando coherencia a la pluralidad de voluntades y a la tremenda complejidad de las actuaciones que pueden darse en una institución.

Los públicos de una empresa, no sólo construyen su imagen sobre esta a partir del complejo y variado flujo de mensajes que transmiten la Publicidad, las Relaciones Públicas, las Normas de Protocolo y Ceremonial los signos audiovisuales de identidad y las informaciones elaboradas, sino también a través de mensajes no estructurados derivados de la práctica profesional y las actitudes y comportamientos humanos de los propios empleados de la empresa. La opinión y la actitud de una persona respecto a una empresa dependerán de lo que ve, lee y oye sobre ella, pero también tendrá mucho que ver con el comportamiento personal y profesional de quienes la representan en todos sus ámbitos.

Ese comportamiento no podrá ser el adecuado si los empleados no conocen, no comprenden o no asumen a que formas y criterios deben responder. Es por esto que la comunicación debe considerarse de forma integral o global. Para que la comunicación se encauce de una forma coordinada y coherente hacia todos los públicos, es necesario que sea planificada y diseñada desde un punto de vista estratégico que evite que los mensajes y objetivos básicos de la organización que son los que al final van a conformar nuestra imagen corporativa, y deben estar presentes en todas en nuestras actuaciones de comunicación, pueden ser trasladados a los distintos públicos de forma arbitraria, inconexa y, en definitiva, sin rumbo o con una dirección solo parcial.

Investigación

Estudios de Imagen y/o Identidad Organizacional. Estudios de clima y cultura Organizacional. Diagnósticos de Comunicación Externa e Interna.

Para ello se emplean la consulta a expertos, las encuestas y entrevistas, la observación, los trabajos en grupos, los experimentos entre otras técnicas.

En una organización, la comunicación externa, interna, comercial, de atención al cliente o en cualquiera de las formas; en que la empresa desee incidir, o en todas ellas a un tiempo desarrollándola de forma integral-proporciona una herramienta básica de gestión empresarial que puede ayudara  a cumplir los objetivos establecidos facilitando su presencia en un entorno, además cada vez más competitivo.

MISIÓN y la VISIÓN

La VISIÓN consiste en "proyectar, en base a la situación actual de la empresa, el lugar en el mercado (posicionamiento) que se aspira a ocupar en un horizonte de tiempo de 1 a 3 ó más años".

La MISIÓN y la VISIÓN deben por tanto comunicar de manera efectiva ese propósito y ese futuro deseado. Partiendo del modelo de las "7 C de una Comunicación eficiente", se deben considerar en su Elaboración estos siete aspectos: Credibilidad Contexto Contenido Claridad Continuidad y consistencia Canales de comunicación. Capacidad del auditorio.

La comunicación organizacional entendida de esta forma requiere, como cualquier otro sistema interno de gestión, la formulación de unos objetivos y la fijación de unas estrategias, así como el diseño de unos soportes y de la metodología que serán necesario para ponerlos en práctica.

Todo esto conforma un plan de comunicación, que tendrá sentido empresarial, coherencia y permanecerá en el tiempo. Además de ese plan y de las estrategias y acciones futuras que contiene es necesario establecer también una filosofía empresarial de actuación que permita disponer de los conceptos y mensajes básicos que deseamos trasmitir al conjunto de la organización y al exterior de la misma.

No hay posibilidad de alcanzar una comunicación fluida y adecuada con el mercado y la sociedad, sino existen vías de comunicación internas que no estén bien definida por la propia empresa y que abarquen a toda la plantilla, con el objetivo de motivar, integrar y desarrollar unos valores comunes entre todo el personal o público interno de la organización.

Fuentes

• Trelles, I. (2002). Comunicación organizacional.
• Trelles, I. (2002). Comunicación y Cultura organizacional: Entramados e interrelaciones.
• Wolf, M. (2002). La investigación en la comunicación de masas. La Habana: Pablo de la Torriente Brau.