RCTel

RCTel RCTel es una aplicación que permite controlar el gasto telefónico de una empresa, mostrando bajo criterios indicados por el usuario, las llamadas telefónicas que se realizan, así como el costo asociado a ellas. Última versión estable RCTel 3.0 Idioma Multilenguaje Licencia DESOFT S.A.

RCTel , aplicación que permite controlar el gasto telefónico de una empresa, mostrando bajo criterios indicados por el usuario, las llamadas telefónicas que se realizan, así como el costo asociado a ellas. Elabora además datos estadísticos del gasto de las llamadas realizadas por las extensiones y/o troncos de entrada, permitiendo tomar a tiempo decisiones adecuadas que impliquen mayores beneficios a la empresa.

Características

• Controla y chequea diariamente el comportamiento de los costos telefónicos.
• Monitorea las llamadas reportadas por la pizarra telefónica, verificando a su vez la correcta conexión con la misma.
• Controla y actualiza los datos de los troncos y extensiones instalados en la pizarra.
• Actualiza las tarifas y códigos nacionales e internacionales.
• Configura los datos de la pizarra y del puerto de comunicaciones, de acuerdo al tipo de pizarra (PABX) a la que se conecta.
• Descarta llamadas a números telefónicos cortos.
• Consulta datos de las llamadas, según criterios seleccionados por el usuario, período de tiempo, destino, duración y otros.
• Chequea los períodos de tiempo en los que ha estado activa e interrumpida la conexión con la pizarra, garantizando la validez de los reportes obtenidos.
• Recibe permanentemente los datos procedentes de la pizarra telefónica con un mínimo consumo de los recursos de la PC.
• Crea usuarios y otorga distintos niveles de acceso al sistema.

Lo nuevo en RCTel 3.0

La nueva versión de RCTel permite:

• Sistema multiusuario: Puede acceder a la información desde diferentes puntos de la red.
• Códigos de cuentas: El sistema reconoce los códigos de cuentas discados caso de que existan, lo que permite en esos casos saber exactamente quien realizó la llamada y consiguientemente hacer reportes de costos o agrupar las llamadas por usuarios.
• Estudios de tráfico y efectividad: Se incorporan estudios del trafico a través de la pizarra, (tiempo de ocupación de las líneas, trafico por horas cantidad de llamadas de entrada y de salida, llamadas por tipo), así como efectividad (llamadas no atendidas y tiempo que demoran en ser respondidas) Todo esto le permitirá conocer de una forma más integral todo lo relacionado con el servicio telefónico: rapidez en la atención al cliente, si necesita aumentar la cantidad de líneas, etc.
• Gráficos: Los resultados de los reportes así como los estudios de tráfico y efectividad pueden también obtenerse en forma gráfica. De modo que una gran variedad de gráficos mostrará de forma alternativa los resultados de las operaciones del sistema.
• Centros de costo: Usted podrá introducir la estructura de árbol de su empresa, por departamentos, direcciones o grupos de trabajo con tantos niveles como desee, y declarar las extensiones asignadas a cada lugar para posteriormente hacer consultas o reportes por los diferentes centros de costo.
• Reportes de costos: Además de los reportes de costos existentes en la versión 2.0 (por extensión, por tronco, destino o teléfono llamado) se añaden nuevos tipos de reportes (por usuarios, por clientes y por centros de costos) A los costos se le puede añadir una columna de costos con una ganancia incluida.
• Directorio Telefónico: Podrá introducir los teléfonos de sus clientes o aquellos a los que llama con frecuencia para posteriormente hacer reportes de costos por cliente.
• Nuevos servicios: El usuario puede definir nuevos servicios que vayan surgiendo o desglosar los existentes. Hasta el momento se encuentran definidos Llamadas Locales, Llamadas Nacionales, Llamadas Internacionales y Servicios Especiales. Por ejemplo, podría añadirse: Llamadas a celulares.
• Troncos de diferentes localidades: El sistema admite la posibilidad de que no todos los troncos pertenezcan a la central local y que a las llamadas que se realicen a través de ellos se les apliquen las tarifas correspondientes.

Requerimientos Técnicos

Requerimientos de software

• RCTEL fue concebido para trabajar en el ambiente Windows 9x o Windows NT v4.0 o superior.

Requerimientos de hardware

• Computadora IBM PC o compatible con procesador 80586 o superior.
• Se requiere usar mouse.
• 16 MB de memoria RAM.
• Espacio libre en disco duro de al menos 60 MB.
• Monitor VGA o Super VGA.

Instalación del sistema RCTel

Para la instalación de RCTel 3.0 inserte el disco en su lector de CD y se mostrará la pantalla de presentación de la instalación. Los pasos a seguir están en dependencia de lo que desee instalar. Seleccione Instalar Servidor de Interbase si se trata de la computadora donde estará la base de datos del sistema. La computadora que se seleccione para este fin debe mantenerse encendida al menos durante el tiempo en que se pretenda estar registrando datos de llamadas. En los demas puntos instale Cliente de Interbase. Una vez instalado el servidor o el cliente de Interbase según el caso, seleccione Instalar RCTel y siga las instrucciones que le da el instalador.

Módulos de RCTel

RCTel3.0 se compone de cuatro módulos:

• PBXMonitor: realiza de forma independiente la adquisición de datos procedentes de la pizarra
• PBXGuardián: se ocupa de mantener a PBXMonitor conectado al sistema y reiniciarlo si se pierde esta conexión debido a problemas en la red. De modo que estos dos programas se mantienen ejecutándose con un consumo de recursos mucho menor
• Servidor
• El RCTel propiamente: sólo se inicia RCTel cuando se desee hacer alguna consulta o elaborar un reporte.

Funcionamiento de RCTel

Una vez iniciado el PBXMonitor, se hará efectiva la conexión con la pizarra y comenzarán a recibirse los datos provenientes de esta a través del puerto de comunicaciones utilizando la interfaz RS-232. El programa mostrará el icono a la derecha de la barra de tareas indicando el estado del sistema. A través de PBXMonitor se configuran los parámetros del puerto serie y se selecciona el tipo de pizarra que se utilizará. PBXMonitor le permitirá además monitorear la conexión con la pizarra y descartar las llamadas inconclusas. En PBXMonitor se establece también la cantidad de programas clientes (RCTel) que pueden tener acceso a la base de datos del sistema así como se introducen determinados datos relacionados con el registro de la copia instalada. Las opciones son visibles haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre el icono del programa.

Conexión con la pizarra telefónica

El enlace de la computadora con la pizarra telefónica se establece de forma automática al iniciarse el programa PBXMonitor con los datos configurados en la opción Configuración. Esta operación es satisfactoria siempre que dichos datos sean los correctos. Para interrumpir y volver a establecer la conexión con pizarra PBXMonitor provee de forma alterna las opciones Detener y Comenzar respectivamente. Se podrá conocer el estado actual de la conexión con pizarra en dependencia del icono que se muestre. Las conexiones y desconexiones que se realicen se registrarán en la tabla de continuidad del sistema.

Configuración del puerto serie

La página Conexión, dentro de la opción Configuración, del programa PBXMonitor permite configurar los parámetros asociados a la interfaz serie RS-232 necesarios para el buen funcionamiento del enlace entre la computadora y la pizarra telefónica. Nota:Para variar estos parámetros es necesario interrumpir primero la conexión con la pizarra a través de la opción Detener.

Configuración del puerto serie

Los parámetros son:

• Puerto serie: Interfaz serie a través de la cual se va a establecer el enlace entre la pizarra y la computadora para la transmisión de los datos. Sus posibles valores son: COM1, COM2, COM3, COM4; depende de los disponibles en su computadora.
• Velocidad de transmisión: Indica la velocidad de transmisión de los datos desde la pizarra hacia su computadora.
• Paridad: Tipo de paridad usada para detectar errores en la transmisión de los datos. De acuerdo a los requerimientos de la pizarra instalada, la paridad puede ser par, impar, marca, espacio o ninguna.
• Bits de DatosIDH_Bits_de_Datos: Indica la cantidad de bits que componen un carácter, puede ser 7 u 8 bits.
• Bits de Parada: IDH_Bits_de_Parada Indican el final de la transmisión de un carácter, puede ser 1, 1.5 ó 2 bits.
• Buffer de lectura: Espacio en memoria que se destina al almacenamiento temporal de los datos procedentes de la pizarra. Si se aumenta su tamaño las llamadas tardan más en entrar a la base de datos, pero si se reduce demasiado puede causar la pérdida de llamadas. Se recomiendan 1024 bytes.
• Buffer de escritura: Espacio en memoria que se destina al almacenamiento temporal de los datos que se envían hacia la pizarra. Se recomiendan 1024 bytes.
• Control de Flujo: Evita que se pierdan datos por desbordamiento de los buffers en los diferentes extremos de la comunicación. Puede ser por software, CTS o DTR (hardware) o ninguno (none). Si elige “default” estará eligiendo el mismo que tiene configurado el puerto dentro de Windows. Se selecciona en dependencia del que utilice la pizarra.

Tipos de pizarra telefónica

Para que el programa funcione correctamente es necesario indicar la pizarra con la que se va a establecer el enlace. Para ello seleccione en la opción Configuración la página PABX.

Configuración de la pizarra

Hacer clic en el botón a la derecha de la caja Directorio, para elegir el driver correspondiente a la pizarra existente. Normalmente estos son ficheros de extensión .ini que se encuentran en la carpeta Drivers dentro de la carpeta donde se instala el sistema. (:/Archivos de Programa/SOFTEL/RCTel) Las siguientes pizarras tienen disponibles sus drivers una vez instalado el sistema:

• GoldStar GHX
• GoldStar GDK
• Panasonic KXT 1232
• Panasonic KXT 616
• Panasonic KXTA 616
• Alcatel 4100 y 4200
• BBSTelecom
• Starex

Si la pizarra no se encuentra incluida en la lista, se puede crear un nuevo driver y añadirla en cuestión de minutos, conociendo el formato en el que entrega la información de las llamadas.

Clientes de Red

RCTel permite la utilización del sistema desde varias computadoras conectadas en red. Para proteger la información brindada por el sistema se establecen los clientes del mismo. Los clientes del sistema son aquellas computadoras autorizadas a ejecutar RCTel. El número de clientes no puede exceder la cantidad que se definió en No. Clientes al hacer el registro de la copia. Para la definición de los clientes se hace uso de la pantalla obtenida al seleccionar la opción Clientes del menú de PBXMonitor. Si el sistema aún no está registrado, sólo se podrá ser accesado por un cliente de red.

El botón Adicionar le permite incluir nuevos clientes. Aplicar para validar los datos introducidos. Para eliminar un cliente, se selecciona y se da clic en el botón Eliminar. Cancelar para cancelar la inserción o modificación actual.

Configuración del Sistema

Al iniciar RCTEL por primera vez, es necesario introducir los datos de las extensiones y troncales instalados. Esto es de gran importancia ya que sólo se consideran válidas las llamadas realizadas por las extensiones y troncales registrados durante la configuración. En el proceso de configuración se deben indicar los siguientes datos:

• Líneas troncales instaladas en la pizarra y sus configuraciones
• Centros de costos asignados a la pizarra
• Extensiones asignadas a la pizarra
• Usuarios y sus códigos
• Directorio telefónico
• Proveedores
• Tipos de monedas
• Tarifas
• Tipos de monedas en que se realizará el cobro de las llamadas.

Consultas

La opción Consultas permite consultar, chequear datos de las llamadas realizadas. Se pueden mostrar todas las llamadas realizadas en un período de tiempo, o seleccionarlas teniendo en cuenta determinados criterios, para lo cual es necesario realizar una consulta indicando criterios avanzadosIDH_Criterios_avanzados>(w95sec).

Para facilitar la consulta se brinda la posibilidad de ordenar las llamadas a partir de determinados datos de las mismas, y además visualizar aquellos datos que sean de interés. En la consulta se tendrán en cuenta todas las llamadas registradas hasta el momento en que se efectúa esta. Por defecto se muestran todas las llamadas del mes en curso. Si no hay llamadas registradas en dicho mes se muestra una notificación y a continuación aparecerá una consulta vacía para que seleccione el período de tiempo. En el caso de haber realizado anteriormente una Consulta con criterios avanzados aparecerá la misma al abrirse la pantalla.

Análisis del comportamiento de los costos telefónicos

Para obtener reportes de las llamadas realizadas en un período de tiempo se selecciona la opción Costos en el menú Reportes.

Costos Telefónicos

El reporte puede obtenerse a partir de todas las llamadas realizadas en un período de tiempo o de un conjunto de ellas; para esto es necesario indicar cuales son los aspectos de interés, a partir de los cuales se seleccionarán las llamadas a tener en cuenta para obtener el reporte. Los reportes sólo incluyen las llamadas de salida que por su duración se consideren válidas. Para generar un reporte es necesario además, indicar varios aspectos del mismo, como son: el tipo del reporte, el período de tiempo para el mismo, la forma y el criterio de orden.

Una vez indicados todos los detalles necesarios para generar el reporte se puede obtener unaIDH_Vista_previa_del_reporte_generado>(w95sec) vista previa del mismo e imprimirloIDH_Impresi_n_del_reporte. La orientación horizontal o vertical del mismo depende de lo que se indique. Al generar el reporte se muestra el período que abarca, la fecha y hora en que es impreso y los criterios que se tuvieron en cuenta para seleccionar las llamadas comprendidas en él.

Tipos de reportes de costos

Los reportes de costos pueden ser agrupados por teléfono, troncales, extensión, destino, por usuarios, clientes o por centro de costo; existiendo así sieteIDH_Tipos_de_reportes>(w95sec) tipos de reportes:

• Reporte agrupado por teléfono: Los datos a mostrar son agrupados en dependencia del teléfono discado, ofreciendo así detalles de las llamadas realizadas a cada uno de ellos.
• Reporte agrupado por troncales: Los datos a mostrar son agrupados en dependencia del tronco por el que se efectúa la llamada, ofreciendo así detalles de las llamadas realizadas por cada tronco.
• Reporte agrupado por extensión: Los datos a mostrar son agrupados en dependencia de la extensión por la que se efectúa la llamada, ofreciendo así detalles de las llamadas realizadas por cada extensión.
• Reporte agrupado por destino: Los datos a mostrar son agrupados en dependencia del destino de las llamadas.
• Reporte agrupado por usuarios: Los datos a mostrar son agrupados por los diferentes usuarios definidos en el sistema.
• Reporte agrupado por clientes: Los datos a mostrar son agrupados por los diferentes clientes que existan en el directorio telefónico privado.
• Reporte agrupado por centro de costo: Los datos a mostrar son agrupados en dependencia de los centros de costo por los que se hayan efectuado las llamadas, observando aún los contenidos dentro de otro centro de costo.

En aquellos lugares donde se obtiene determinada ganancia por el cobro del servicio telefónico a los usuarios de las extensiones es posible obtener las ganancias reflejadas en el reporte seleccionándolo en Mostrar costos con ganancias.

Formas de reporte

Existen dos formas de obtener el reporte:

• DetalladoIDH_Reporte_resumido: Se muestran los detalles de todas las llamadas que cumplen con los criterios indicados.
• Resumido: Se muestra un resumen de los datos de las llamadas que cumplen con los criterios indicados; no se muestran los detalles de las mismas.

Criterios de orden

En el caso de los reportes detallados, las llamadas pueden ser ordenadas a partir de alguno de sus datos:

• Extensión: Número de la extensión por la que se efectúa la llamada.
• Tronco: Número del tronco por el que se efectúa la llamada.
• Duración: Duración de la llamada.
• Fecha: Día en que se efectúa la llamada.
• Hora: Hora en que se efectúa la llamada.
• Destino: Destino de la llamada
• Teléfono: Teléfono discado, en el caso de las llamadas que no son de entrada ni transferencia de entrada.
• Orden cronológico: Orden en que fueron recibidas las llamadas.

Una vez hechas las selecciones anteriores puede directamente imprimir el reporte presionando el botón Imprimir, o ver una Vista previaVista_Previa del mismo.

Tarifas

Es necesario registrar las tarifas para los diferentes servicios existentes, IDH_Tarifas_y_c_digos_internacionales>(w95sec)con el objetivo de poder calcular los costos de las llamadas realizadas. El sistema registra las diferentes tarifas existentes para llamadas locales, nacionales e internacionales, así como llamadas a teléfonos celulares y a servicios especiales. Las tarifas son útiles para calcular el costo de las llamadas de salida, en este caso la tarifa que se le aplica está en dependencia del lugar llamado y de la configuración del troncal por el cual se realizó la llamada. Las tarifas que se establecen son para un minuto de conversación. Juegos de tarifas Las tarifas varían en dependencia del servicio, del tipo de moneda en que se cobre y del proveedor del servicio de la empresa a la que se le contrate el servicio (la empresa a la cuál se le contrate el troncal). En los países donde existen distintas compañías telefónicas, se definen los juegos de tarifas de cada una de ellas para los distintos servicios.

• Tarifas locales: Son aquellas que se establecen para el cobro de las llamadas locales. Esta información se incluye en la instalación. Mediante la pantalla de la opción Configurar/ Avanzadas/ Tarifas/ Tarifas locales se podrá ver las tarifas locales existentes así como realizar los cambios deseados o añadir nuevas tarifas utilizando el navegador.
• Tarifas generales: Para la definición de las tarifas que serán aplicadas al resto de los servicios haga uso de la opción Configurar/ Avanzadas/ Tarifas/ Tarifas generales.

Para la definición de cada tarifa se tendrá en cuenta el tipo de moneda en que se realizará el cobro y el proveedor del servicio.

• Tarifas horarias : Existen horarios en los que el costo de las llamadas se reduce, de ahí que las tarifas se definan para distintos días y rangos horarios. Esta información se incluye en la instalación, pero para realizar cualquier cambio en una determinada tarifa se hace uso del botón Costos presente en la pantalla en que se define dicha tarifa.

Continuidad de la conexión con la pizarra telefónica

Los reportes de continuidad permiten conocer los períodos de tiempo en los que ha estado activa e interrumpida la conexión de la pizarra con la computadora, con el objetivo de garantizar la validez de los reportes obtenidos de las llamadas. A partir de los datos de la continuidad de la conexión de la pizarra con la computadora, pueden obtenerse consultas y reportes con el objetivo de analizar el comportamiento de la misma y la validez de los reportes obtenidos de las llamadas realizadas. A su vez, estos datos pueden dejar de brindar información útil para el usuario, surgiendo así la necesidad de eliminarlos.

Análisis de la continuidad

En el análisis de la continuidad se tienen en cuenta varios aspectos:

• Monitor conectado: PBXMonitor está ejecutándose y el enlace de la computadora con la pizarra está establecido, permitiendo la recepción de las llamadas.
• Monitor desconectado: No se estan recibiendo llamadas, bien sea porque no se ha iniciado PBXMonitor o porque se detuvo la recepción de datos (Opción Detener).

Niveles de acceso

Resulta de gran importancia proteger aspectos importantes para el correcto funcionamiento de la aplicación, como son: la configuración, el mantenimiento de las bases de datos, los códigos y tarifas nacionales e internacionales. Estas acciones sólo podrán llevarse a cabo por personas autorizadas. Para que cada persona que use el sistema tenga acceso justamente a lo que necesita, se establecen dos niveles de acceso a las opciones del sistema. Para ello se crean usuarios (cada uno con su nombre y contraseña) y se les otorgan derechos a uno u otro nivel de acceso.

Tipos de usuarios del sistema

Existen dos tipos de usuarios, los cuales tienen acceso a determinadas opciones del sistema. Estos son:

• Administrador: Este usuario tiene acceso a todas las opciones del sistema. Único autorizado a realizar cambios en la base de datos, adiciones o eliminaciones de cualquier tipo. Sólo se puede crear un usuario de este tipo y su nombre debe ser Administrador.
• Usuarios: Los usuarios sólo tienen acceso a la visualización de los datos así como a la realización de consultas y obtención e impresión de reportes sin la posibilidad de realizar cambios en la base de datos. Pueden crearse tantos usuarios del sistema como se desee.

Fuentes

• http://www.desoft.cu/somos/tabid/productos1/tabid/420/Default.aspx Principales Productos de Desoft S.A.
• Instalación, Configuración y Registro del sistema de Reportes de Costo Telefónico (RCTel 3.0), Equipo de desarrollo desoft.
• http://www.ecured.cu/index.php/Empresa_Nacional_de_Software
• http://www.entumovil.cu/index.php?option=com_content&view=article&id=99