RODAS XXI
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RODAS XXI. Sistema Integral Económico Administrativo desarrollado por la empresa CITMATEL que posibilita automatizar el funcionamiento de cualquier empresa o unidad presupuestada.
Sumario
Generalidades
Es un sistema multiempresa y en constante desarrollo. Actualmente cuenta con ocho módulos: finanzas, contabilidad, activos fijos, nóminas, inventario, facturación, recursos humanos y telecobranzas. Estos módulos pueden ser empleados e integrados en su totalidad, y se puede formar cualquier subconjunto entre ellos, o cada uno de forma independiente.
RODAS XXI ha sido diseñado para trabajar en los sistemas operativos de Microsoft: Windows XP, 2000 ó 2003, con un servidor que cuente con: Sistema Operativo Microsoft Windows XP, 2000 ó 2003, Microsoft SQL Server 2000, Seagate Crystal Report Web Component Server 8.0. Por otra parte los requerimientos de hardware son mínimos, cliente con las siguientes características: Pentium III 500 MHz, 128 MB memoria RAM, 10GB de Disco Duro y un servidor Pentium 4 2.4 GHz, 512 MB de memoria RAM, 20GB de Disco Duro. Las PC deberán estar conectadas en red.
Posibilidades
Este sistema ofrece las posibilidades de manejar un número ilimitado de empresas, configurar o parametrizar sus módulos según las características del usuario, permite el intercambio de los comprobantes generados por cada módulo con el módulo de Contabilidad. Además, trabaja con doble moneda, crea reportes fácilmente, protege la información mediante claves, lleva un registro de las operaciones relacionadas con el sistema, que permiten auditar el mismo y todos los módulos cuentan con una ayuda en línea, un manual de usuarios detallado, así como con un CD tutorial el cual le ofrecerá la oportunidad de aprender a trabajar con un potente paquete económico. Apoyándose en las bondades que ofrece la multimedia, estos tutoriales le permiten al usuario adentrarse dentro del sistema, guiado por textos e ilustraciones explicativas.
Módulos
Contabilidad
El Módulo de Contabilidad incluye la importación de comprobantes generados por las operaciones en el resto de los módulos permitiendo su revisión antes de ser traspasados al Mayor General, es posible incluso realizar ajustes a los comprobantes importados antes de traspasarlos. Además de la importación, en este módulo pueden realizarse comprobantes de operaciones directamente, contabilizando operaciones que por sus particularidades no se realizan en ninguno de los otros módulos del sistema o sencillamente realizando comprobantes de ajuste de operaciones. Este módulo brinda, mediante una opción, la posibilidad de revertir comprobantes de forma automática facilitando la realización de ajustes.
Los comprobantes importados o realizados directamente en el módulo pueden ser clasificados por diferentes conceptos contables de acuerdo al tipo de operación con la que se relacione, estos conceptos deben ser declarados al configurar el sistema y pueden adicionarse nuevos conceptos o modificar los ya utilizados en cualquier momento de acuerdo las necesidades del usuario. La obtención de informes en este sistema se facilita por la posibilidad que brinda el mismo de establecer cinco niveles de análisis contables, contando a las cuentas principales, subcuentas y tres análisis dentro de cada subcuenta.
El sistema incluye una gran variedad de informes que le permitirán al usuario obtener desde las facturas por edades de un cliente en particular, hasta el comprobante específico donde se contabilizó una factura de un proveedor, pudiendo además configurar mediante opción informes de acuerdo a sus necesidades. El sistema incluso brinda la posibilidad de configurar a gusto del usuario informes generados en Excel dentro del módulo, actualizables de forma automática y en cualquier momento, mediante los cuales pueden obtenerse desde estados financieros, hasta informes de indicadores económico-financieros, y cualquier otro informe que pueda obtenerse a partir de la información contable contenida en este módulo.
Este módulo da la posibilidad de volver a períodos contables ya cerrados e incluso a períodos de años anteriores para visualizar informes correspondientes a dichos períodos.
Cierre de año
En el proceso de cierre del año, el módulo de contabilidad brinda la posibilidad de automatizar mediante opción configurable la realización del comprobante de cancelación de las cuentas de gastos e ingresos trasfiriendo sus saldos a la cuenta resultado, quedando solamente por parte del usuario la realización del comprobante de traspaso de saldo de esta cuenta a las cuentas que correspondan antes de cerrar el año. Al ser RODAS XXI un sistema multimoneda pueden realizarse operaciones tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. Puede ser utilizado tanto en empresas autofinanciadas como en empresas presupuestadas ya que está pensado para ello.
Inventario
Permite tener un control detallado de los inventarios de su entidad, realizando en el mismo momento que se registra un movimiento, su contabilización. Se pueden realizar todo tipo de operaciones de entradas y salidas de los almacenes con facilidad en el momento que se desee, generando el documento asociado al movimiento de que se trate de forma automática previa configuración del sistema para ello. Es posible trabajar con varios almacenes trabajando cada uno de forma independiente. Los comprobantes asociados a los movimientos de entrada y salida se generan de forma automática en el momento de realizar la operación. Todos los comprobantes que se generan por las distintas operaciones pueden ser visualizados antes de ser exportados al módulo de Contabilidad. Los comprobantes pueden ser exportados cada vez que se desee siempre que se haya realizado alguna operación actualizando el saldo de las cuentas de inventario en el mayor en el módulo de Contabilidad.
En este módulo se realizan los cierres diariamente cada vez que se realicen movimientos. En las opciones de informes es posible ver el cuadre diario y una variedad de informes de utilidad como el submayor de inventario, documentos emitidos, tanto de entrada como de salida, la existencia y los movimientos de un producto o un grupo de productos, el importe por proveedores así como la existencia por cuentas, resumida o detallada, entre otros. El chequeo del 10% se realiza mediante opción del sistema que permita además la realización posterior de ajustes de faltantes y sobrantes automáticamente previa configuración del sistema para ello, al igual que el ajuste de kilos mensual que se realiza mediante opción.
Acceso
Cada usuario accederá al sistema con una clave individual y las operaciones que realice quedarán automáticamente registradas en un sistema de bitácora que registra quien la realizó, cuando la realizó y que operación realizó.
Activos fijos
El módulo de activos Fijos permite tener un control detallado de los activos fijos de su entidad, realizando en el mismo momento que se registra un movimiento, su contabilización. Se pueden realizar todo tipo de operaciones de activos fijos con facilidad en el momento que se desee, generando el documento asociado al movimiento de que se trate de forma automática previa configuración del sistema para ello. Permite el control por separado de los activos fijos que se encuentran en almacén de los que se encuentran en explotación. Es posible además realizar ajustes a los activos fijos con facilidad mediante una opción que brinda el sistema.
Este módulo da la posibilidad de realizar la depreciación de forma automática mediante opción y no permite el cierre de períodos contables si no se realizado la depreciación del período a cerrar. El comprobante de depreciación se genera, al igual que con los movimientos de activos fijos, de forma automática. Todos los comprobantes que se generan por las distintas operaciones pueden ser visualizados antes de ser exportados al módulo de Contabilidad, tanto los asociados a movimientos de activos fijos como el de la depreciación mensual. Los comprobantes pueden ser exportados cada vez que se desee siempre que se haya realizado alguna operación, lo que genera la consiguiente contabilización.
El módulo cuenta con una gran variedad de opciones de informes, entre ellos podrá obtener el submayor de activos fijos, listados y localización de los medios de transporte de la entidad, la depreciación mensual y acumulada de uno o de los activos fijos que desee, el acta de responsabilidad material de cada una de las áreas y muchos otros, cubriendo con seguridad todas las necesidades de información que sobre los activos fijos su entidad requiere.
Nóminas
El módulo de Nóminas está diseñado para satisfacer las necesidades de las entidades cubanas ya que cumple con las regulaciones establecidas en los sistemas de pago en nuestro país. Además es compatible con regulaciones específicas que establecen los distintos organismos de la Administración Central del Estado para sus entidades debido a su gran flexibilidad y adaptabilidad a distintos sistemas de pago siempre dentro del marco de lo establecido por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social y brinda grandes facilidades a las entidades para el cálculo y emisión de sus nóminas. Se pueden calcular y emitir todos los tipos de nóminas que se utilizan en nuestro país.
Para la obtención de las nóminas en cada uno de los períodos de año el sistema divide las operaciones en dos pasos fundamentales, el cálculo de nóminas y su emisión. Como resultado del cálculo de cada nómina y su comprobante el sistema muestra como quedarían en caso de emitirse dicha nómina, en caso de detectar algún error u omisión en las incidencias agregadas a los trabajadores que les corresponda o en el comprobante calculado se pueden realizar las correcciones pertinentes, calculándola nuevamente hasta que todo está correcto y una vez logrado esto puede procederse a emitirla lo que implica que en el sistema a nivel de módulo se registrará la nómina emitida en el período que se está trabajando así como su comprobante correspondiente. Una vez emitida la nómina el comprobante puede ser exportado al módulo de contabilidad facilitando en gran medida el trabajo del contador. El sistema es capaz de guardar por trabajador los pagos y retenciones fijas que se realizan a cada uno de ellos por lo que para la confección de las nóminas cada mes sólo es necesario actualizar las incidencias que correspondan y todo el trabajo posterior de cálculo es realizado de forma automática.
EL submayor de vacaciones, el de retenciones y el de decreto ley 91 son generados automáticamente por el sistema al igual que los salarios devengados y las retenciones por trabajador. También son generados de forma automática los modelos SNC 4-2-25 y SNC 4-1-25, el reporte de bajas, el resumen de otros pagos y de salarios devengados. Siempre que se desee se pueden ver los reportes correspondientes a cada una de las nóminas emitidas, la nómina en sí, su comprobante, los sobres para pago, el desglose de efectivo, las retenciones realizadas,
Finanzas
Este subsistema permite tener el registro de cheques tanto emitidos, como recibidos, así como llevar el registro de otros instrumentos de pago y efectuar las operaciones de cobros y de pagos. Además permite tener un control de dietas, reembolso, vales para pagos menores y el registro de ingresos, llevar los submayores bancarios, realizar la conciliación bancaria y tener todo el control de caja con la posibilidad de realizar el arqueo correspondiente.
Los listados y reportes que se incluyen son:
- Reporte de cheques e instrumentos de pago
- Reporte de conciliación bancaria.
- Reporte de submayor bancario.
- Reporte de registros de las operaciones.
Facturación
Permite la elaboración de facturas, cerrar la venta de un ciclo de un producto determinado a un cliente y justifica cómo el cliente paga el servicio que se le brinda. Declara siete tipos diferentes de clasificadores. entre ellos: productos, servicios, categorías, clientes, proveedores, gestor de venta y tipos de facturas.
Recursos humanos
Este módulo permite el control, planificación y gestión de la actividad de recursos humanos aplicable en todas las entidades. Incluye Administración de personal y Cuadros. Permite el control, gestión y planificación de recursos humanos en general con la actualización de los datos del trabajador incluyendo su foto, así como exportar las incidencias y los datos de los trabajadores para el módulo de Nóminas. Se pueden realizar movimientos de nóminas, se generan automáticamente los contratos según la legislación vigente, y la actualización automática de la plantilla. Una de las opciones más importantes es la actualización de los datos de los trabajadores. Aquí es donde se define la ficha del trabajador; entre los datos que se recogen se encuentran: foto, datos personales, datos del cónyuge, datos de los hijos, datos laborales, datos de las organizaciones a que pertenece y otros datos. Tiene la posibilidad de visualizar su modelo de alta y sus datos con su foto. Para darle alta a un trabajador se deben tener conformadas las plantillas de Cargos y Ocupaciones de la Entidad (Modelo P2). Existe un historial con todas las plantillas que en algún momento fueron propuestas y aprobadas, para tener un control en caso de alguna reclamación. Se puede realizar todo el registro de incidencias.El sistema tiene varias salidas parciales y estadísticas que posibilitan el manejo del personal, así como múltiples listados entre los que se encuentran: plantilla P1, P2, P3 y P4, movimientos de nóminas, contratos, currículum vitae, situación en la defensa, listados por causas de ausentismo, listados por categoría ocupacional, científica y docente, entre otros. Se registran todos de las evaluaciones y sanciones. Se lleva todo el registro de bajas. Se controlan las plazas vacantes. Se puede planificar y mantener actualizada la superación profesional y la formación académica de los trabajadores, así como su trayectoria laboral. A partir de estos datos y otros se genera automáticamente el currículum vitae del trabajador en el que puede añadirse y modificarse sus datos.
Con relación a los cuadros permite el control de cuadros, de reserva de cuadros, de la cantera y los dirigentes, el control de sanciones, los movimientos de cuadros, la posibilidad de actualizar y tener el control de la reserva de cuadros fuera de la entidad, y el seguimiento de la atención a quejas, denuncias y anónimos en que se ve implicado el cuadro. El módulo brinda avisos importantes tanto para administración de personal como para los cuadros entre los que se encuentran: aviso para los contratos vencidos o que están cerca de su fecha de vencimiento y aviso de las medidas disciplinarias, aviso de nombramiento por excepción.
TeleCobranzas
TeleCobranzas permite organizar estratégicamente la función de cobros y efectuar un seguimiento más estrecho de las gestiones con el cliente. Combina la consultoría estratégica con el software de apoyo y es una herramienta para que el deudor reciba un tratamiento personalizado. Utiliza como principal fuente la información de los clientes.
Este sistema gestor de cobros es capaz de crear estrategias de seguimiento a las cuentas pendientes, brindando toda la información necesaria en el momento de realizar la gestión: datos personales, datos administrativos, datos de los productos (tarjetas de crédito, cuentas corrientes, facturas, etc.), personas asociadas al cliente, [codeudor]es, cotitulares, garantes, etc. Permite tener una historia de las estrategias aplicadas al cliente, en un período de 6 meses. Este módulo aplica estrategias de gestión de cobro a los clientes según sus condiciones de morosidad. Permite registrar las respuestas de los clientes después de contactados. Asigna tareas de manera automática o manual al operador del sistema. Genera las estadísticas y consultas para medir la proyección de la morosidad y la productividad de la gestión de cobros. Conserva, por un período de seis meses, la historia de los clientes. Genera avisos, diariamente, para los gestores que operan el sistema sobre las acciones pendientes a realizar. Permite la creación de libretos para guiar a los operadores en su conversación telefónica con el cliente.
Entre los beneficios que puede reportar al cliente están: el incremento del volumen de las gestiones, la reducción del coste operativo de la gestión de recupero, orientar la cobranza a los segmentos de mayor riesgo y garantizar la profesionalidad de los gestores en el trato con los clientes.
Útiles y Herramientas
Este módulo permite el control de los Útiles y Herramientas asignados a los trabajadores o departamentos en cualquier entidad, brindando facilidades para la realización de las operaciones básicas de alta, traslados, bajas y chequeo del 10%. Brinda informes y listados relacionados con esta actividad como son las Actas de responsabilidad material, documentos realizados, totales por áreas y trabajadores y propuesta de chequeo del 10%. Elabora los comprobantes de las operaciones contables que pueden ser exportados al módulo de Contabilidad.
Almacén
El módulo de Almacén permite tener un control detallado de las existencias de su entidad, actualizando en el mismo momento que se registra un movimiento. Se pueden realizar todo tipo de operaciones de entradas y salidas de los almacenes, con facilidad, en el momento que se desee, generando el documento asociado al movimiento de que se trate de forma automática, previa configuración del sistema para ello. Es posible controlar varios almacenes trabajando cada uno de forma independiente. Trabaja estrechamente vinculado con el módulo de inventario. Los comprobantes asociados a los movimientos de entrada y salida se generan en el módulo de Inventario. En las opciones de informes es posible ver las existencias y una variedad de informes de utilidad como el submayor de cada producto, documentos emitidos, tanto de entrada como de salida.
Aplicaciones
Se ha utilizado para la gestión y control del consumo de combustible de los equipos automotores como es el caso de Módulo del Sistema Integral Económico Administrativo del propio sistema, para el Control de Transporte y Combustible, de CITMATEL. Sistema informático capaz de proveer a las entidades el registro y control de los vehículos asignados además de las operaciones que se realizan con los vehículos, gestionar el uso de los vehículos y el combustible asignado a los mismos. Conjuntamente con lo anteriormente mencionado este provee también el control de la utilización de los vehículos y el consumo de combustible.
