Gestión Documental
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' Gestión Documental. Se ocupa del procesado, almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos, uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en una organización.
Sumario
Definición
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales. Se entiende por Gestión Documental al conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Aunque en general, la percepción de documento se asocia a una o varias páginas en papel (actualmente se ha ampliado a ficheros en formato electrónico, por ejemplo documentos Word, este concepto está evolucionando rápidamente y hoy en día se habla de mensajes de correo electrónico, mensajes de voz, videoclips páginas web, etc.
Evolución Histórica
Durante siglos, la Gestión Documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores,archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos) Recientemente se fueron sumando los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del Siglo XX , crean programas de bases de datos o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienzan a usar registros computarizados para inventariar Documentación administrativa en soporte papel. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los Procesadores de texto y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, Contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
Características de un Sistema de Gestión Documental
- Manejo de grandes volúmenes de documentación.
- Garantía de acceso a la información más actual.
- Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes compañías y organizaciones.
- Definición de flujos de trabajo en el sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas.
- Gestión de la información en formato nativo.
- Control de acceso a la información.
- Seguridad ante la posible pérdida de documentación.
Véase también
Fuentes
La importancia de la Gestión Documental en el desempeño profesional
