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Ciclo de vida de los sistemas de información y conocimientos

Ciclo de vida “en cascada” de los sistemas de información y conocimiento.
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Ciclo de vida1.jpg
Concepto:Conjunto de tareas que abarcan desde que se comienza con la necesidad de un sistema hasta que el mismo es sustituido por otro].

El ciclo de vida de un sistema de información y conocimiento. Puede ser definido como la organización y realización de un conjunto de tareas y actividades diversas que abarcan desde el nacimiento del reconocimiento de su necesidad hasta que estos sistemas se convierten en obsoletos y son sustituidos por otros.

El enfoque más aceptado es el ciclo de vida en cascada, compuesto por etapas y cada una tiene un determinado resultado (documentos técnicos, programas de computadoras y otras informaciones) que alimentan a la etapa siguiente y sin el cual no es posible que se comience.

Etapas del ciclo de vida de los sistemas de información y conocimiento

  • Investigación preliminar. Consiste en una breve investigación de la actividad de la entidad (productiva, servicio, docente, curativa, etc.), de su organización, sus procesos informativos, deficiencias, fortalezas, etc. Aquí se identifican los problemas informativos y sus causas, posibilidades de mejorar y los principales objetivos del proyecto, ella tendrá menos tiempo si el grupo está integrado por personas de la entidad con experiencia, de lo contrario requiere más tiempo. Se deberá realizar un estudio técnico, organizativo, informativo y económico evaluando en números como corresponde a la primera etapa del proyecto tanto costos como beneficios tangibles e intangibles.

Se realizará entrevistas a funcionarios, administradores y usuarios y trabajadores que no tengan una relación directa con el sistema, observaciones de la entidad y la forma en que se trabaja para detectar deficiencias manifestadas en los problemas económicos existentes. Estudiar documentos relativos a la entidad y su estado económico, productivo, financiero y contable (estados financieros, memorias anuales, informes de auditoría interna, manuales de trabajo administrativo como los de política, normas procedimientos sistemas e información) para ganar en comprensión de los principales procesos de la entidad, se observará la operación de los sistemas de información existentes, se aplicarán cuestionarios a los que no pueda entrevistar para saber su opinión sobre los aspectos investigados.

  • Análisis detallado de la situación existente. Su objetivo fundamental es comprender detallada y críticamente como se realiza el trabajo de gestión de la información en la entidad (recolecta, trasmite, almacena y procesa la información y como se utiliza para los procesos de dirección). Requerirá de mucho trabajo por lo que el grupo multidisciplinario puede ser ampliado con más analistas para obtener una comprensión total de qué información necesitan los usuarios para el trabajo y como ejecutan el mismo, para ello se utilizarán los métodos: entrevistas, análisis de documentos(manuales, estados financieros, memorias, actas de consejo de dirección, etc); [encuestas mediante cuestionarios(a las no entrevistadas), observaciones, recopilación de formularios y reportes, descripción de los flujos de información, estudio del contenido y diseño de archivo.

Estos métodos pueden ser complementados con el empleo de herramientas: diagramas de flujo de datos, organigramas, diagramas de procedimientos en una oficina, flujo de datos, tablas de relación, y otros.

  • Diseño del nuevo sistema. Se deberá diseñar los elementos fundamentales que tendrá el nuevo sistema y el mismo tiene como objetivo mínimo solucionar los problemas informativos, pero es posible que le puedan hacer otras propuestas adicionales. Deberá ser discutida con todos los niveles, y que todos conozcan los cambios que ocurrirán de manera que la introducción del nuevo sistema no se bloquee por factores humanos.

El nuevo sistema que se diseñe en esta etapa puede tener diferentes grados de asimilación de las técnicas informáticas, desde un sistema de procesamiento totalmente manual hasta un sistema de información para la dirección, sistemas empresariales de planeación de recursos y Sistema de apoyo a la toma de decisiones, de altísimo componente informático.

  • Desarrollo y documentación del nuevo sistema. Estará en función de varias alternativas, si se elabora un software nuevo, si se adquiere o si se mantiene manual porque el procedimiento así lo permita.

En el caso de elaborar un software nuevo, se procederá a realizar la elaboración de los programas específicos, mediante los lenguajes de programación que se emplearán, es lo que llaman “diseño físico del sistema” y se realiza tomando como base la documentación técnica del sistema de información y conocimientos elaborado en la etapa anterior.

En caso de adquirir un software ya hecho, entonces la tarea del grupo multidisciplinario del sistema cambia.

  • Implantación del sistema de información y conocimientos. Consiste en la introducción en la actividad práctica, se hace necesario realizar una fase que se llama introducción experimental, para detectar insuficiencias y deficiencias y realizar los ajustes finales necesarios. Requiere de la aplicación de métodos que garanticen la minimización de efectos negativos, entre estos métodos se encuentran:

Introducción en paralelo. En este caso se introduce el nuevo sistema sin eliminar el anterior. Introducción en forma piloto. Se selecciona un área de la entidad, y se aplica el nuevo sistema por un período de tiempo. Sustitución instantánea del sistema anterior. Se realiza cuando el sistema anterior es muy deficiente y su eliminación no representará un problema. Introducción en período de prueba. Consiste cuando no existe un sistema anterior y se introduce el nuevo y se vigila su comportamiento durante el período de prueba. Introducción por partes. Se usa cuando el nuevo sistema es muy grande.

El período de introducción experimental puede variar en dependencia del subsistema que este implantado.

  • Mantenimiento del sistema información y conocimientos. Tiene como objetivo adecuar el sistema a los cambios del entorno y de la propia entidad que producen nuevas necesidades informativas en la gerencia y los niveles superiores y a los cambios técnicos del hardware y software, deben ser justificados y aprobados por la gerencia de la entidad y reflejados en la documentación técnica del sistema, para que se mantenga actualizada y en el manual del usuario para que continúe reflejando la realidad del sistema.

Deben evitarse los cambios injustificados que puedan afectar los elementos de interacción con los usuarios: la información que va a algún reporte de salida, los datos almacenados, etc, lo más recomendable es mantener el trabajo del grupo multidisciplinario de sistemas quienes deben responsabilizarse con analizar, sugerir y aprobar los cambios. La parte técnica- los analistas de sistemas, informáticos- debe estar representada por el comité de usuarios que serán los encargados de realizar los cambios necesarios y quienes propondrán las modificaciones las modificaciones de carácter informático que deban realizarse.

El grupo multidisciplinario de sistemas (GMS) será el encargado de custodiar la versión original del sistema y su documentación y las versiones que surjan después de realizados los cambios. Cada cambio que se produzca deberá ser registrado en un registro de modificaciones en el cual se definirá el cambio realizado, los motivos que lo justificaron, la fecha en que se realizó, los técnicos que lo ejecutaron, quienes lo solicitaron y quienes lo aprobaron. Reflejará la historia de las modificaciones hechas al sistema será muy útil si se producen salidas de la entidad de los técnicos y usuarios. El grupo multidisciplinario de sistemas deberá mantener los costos de estos cambios dentro de un límite razonable.

Se dearrarrollará durante toda la vida útil del mismo, solo concluye cuando el sistema está obsoleto.

Los actores del proyecto de sistemas

  • Gerente general. Actor principal, es el que debe “empujar” el proyecto, desde su posición cimera debe ser quien da vida al proyecto, mostrando interés, controlando sistemáticamente las tareas del proyecto, logrando quitar obstáculos del camino, así como con la asignación de recursos financieros, humanos y de todo tipo. Se trata de que el gerente general logre transmitir un mensaje claro “el proyecto del sistema es muy importante, yo lo apoyo y ustedes deben hacer lo mismo”.
  • El grupo multidisciplinario de sistemas. Asume la responsabilidad principal de la acción del proyecto, de principio a fin, en todas las etapas y tareas del ciclo de vida. Al estar integrado por analistas de sistemas, ingenieros, informáticos, programadores, contadores, financistas, auditores, administradores, destacan la realidad de un proyecto de sistemas: “el sistema se hace para los usuarios y se pone en función de ellos”.

Solo el grupo puede aportar el conocimiento que los elaboradores necesitan y que no pueden encontrar sin su ayuda. Este grupo hace que el sistema responda a los verdaderos intereses de la gestión de la entidad y lo haga con eficiencia y eficacia.

  • Analista de sistemas. Indicada para dirigir el grupo multidisciplinario de sistemas, debido a que deben confluir en él, los conocimientos informáticos, las técnicas de análisis y diseño de los sistemas de información y ciertos conocimientos sobre la gestión financiera y económica de la entidad que se informatiza. Debe poseer la capacidad para interpretar el lenguaje de especialistas diferentes y convertirlo en lengua franca del grupo. Por supuesto debe contar con los conocimientos necesarios con relación a la informática, profundos y gran experiencia.

El analista de sistemas debe contar con un buen equipo humano de especialistas en sistemas de informática. Para la parte informática del sistema debe contar con ingenieros en software, especialistas en informática general y programadores de computadoras. En el caso de que el sistema se adquiera deberán estudiar detenidamente la parte informatizada del mismo y ser capaces de solucionar cualquier problema que se presente o cualquier modificación que se requiera en el futuro.

  • Los usuarios. Deben ser personas destacadas en el ámbito económico, contable, financiero, de auditoría y de gestión en la entidad. Conocedores de su actividad, personas inteligentes en los que se puede confiar. Deben ser capaces de comprender rápidamente la problemática técnica de los sistemas de información y de comunicar a los especialistas en informática las peculiaridades de las ciencias que dominan. Deben garantizar que el nuevo sistema brinde con sus sugerencias el mayor nivel de calidad posible.

Se trata de que los usuarios aporten al grupo multidisciplinario todos los conocimientos y la experiencia que los especialistas en sistema e informática no tienen.

Del trabajo conjunto del GMS, entre especialistas en sistemas e informática y los usuarios surgirá una ósmosis (difusión) en ambos sentidos, los usuarios asimilarán las técnicas de sistema e informática y estos aprenderán de contabilidad y finanzas.

  • Firma vendedora del software. La que debe haber sido escogida (en el caso de que se adquiera el software),, entre otros factores por su seriedad, posición dentro del mercado, calidad de su producto, precio y servicio posventa que oferte.
  • El resto del personal de la entidad. Con toda seguridad serán ellos los usuarios fundamentales de la información que ofrecerá el nuevo sistema o los alimentadores del mismo con datos primarios. Deberán estar convencidos de la importancia del sistema y de su papel, estos serán afectados por los cambios que se producirán, por lo que es necesario comprendan la inevitabilidad de la medida.

Fuentes

Véase también

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