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Sistema de Información

Sistema de Información
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Concepto:Conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización.
Sistema de información. Conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

Función

Un sistema de información realiza cuatro funciones básica:

  1. Entrada.
  2. Procesamiento.
  3. Almacenamiento.
  4. Salida de información.

Entrada de la Información

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la misma. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Procesamiento de información

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Almacenamiento de información

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquete y los discos compactos CD-ROM.

Salida de información

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro sistema o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida.

Tipos y usos

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, entre otras. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Características

Sistemas Transaccionales

  • A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
  • Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
  • Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
  • Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
  • Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones

  • Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
  • La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
  • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
  • No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
  • Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
  • Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
  • Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, entre otras.

Sistemas Estratégicos

  • Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
  • Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
  • Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
  • Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. El uso de cajeros automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
  • Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Evolución de los Sistemas de Información

Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento:

  • Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
  • Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.
  • El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.
  • El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.
  • El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.
  • En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.
  • Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión

Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

  • Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.
  • Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes,proveedores, cheques.
  • El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.
  • El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.
  • Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista–programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etcétera.
  • Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.
  • Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización

Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

  • Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).
  • Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos.
  • El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.
  • El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.
  • En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.
  • Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente.
  • Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración

Las características de esta etapa son las siguientes:

  • La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
  • Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.
  • En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.
  • El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.
  • En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.
  • Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos

Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

  • El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
  • Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
  • El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez

Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

  • Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).
  • Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.
  • En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

Enfoque tecnológico y sus implicaciones de las NTIC

Sistema de información computarizado
El desarrollo tecnológico de los últimos años es tan abrumadoramente significativo que no es posible sustraerse a los condicionamientos que esta evolución impone en todos los ámbitos. La consideración básica para diferenciar las tecnologías de las llamadas nuevas tecnologías es que, en estas últimas, se trata de la simulación informática de la inteligencia para potenciar la capacidad humana de acción y decisión en la solución de problemas y el desarrollo de formas complejas del pensamiento.

Las tendencias y los paradigmas tecnológicos

Es probable que la innovación en las tecnologías de la información continúe con un ritmo ascendente. Por tanto, deben considerarse algunas premisas que, a la hora de afrontar proyectos de desarrollo tecnológico, condicionan en una u otra medida pero permanente, los aspectos relacionados con los diseños e implementaciones en este ámbito.

En primer lugar, los expertos afirman que se inicia una etapa que han denominado "O Deade", 22 marcadas por una fuerte apertura de los sistemas que se emplean para la transferencia de la información. La "O" significa open, entonces, es posible encontrar: open source, open standarization, open acces y open achive. Se evidencian, a su vez, las posibilidades de las nuevas tecnologías de la información del tipo cliente-servidor y de interoperabilidad para apoyar los procesos gerenciales. Las innovaciones se relacionarán con la búsqueda de nuevas formas de almacenamiento de datos, información y conocimiento, que permitan obtener otros medios para conservar la mayor cantidad en dispositivos de magnitud inferior al exigido por los soportes actuales.

Otro elemento a considerar es la ampliación de la prestación de servicios en línea. Los estudios que describen las experiencias reales proporcionan indicaciones concretas con respecto al modo en que los servicios digitales en línea pueden complementar los servicios existentes. Es por ello, que los avances en las redes de comunicaciones continuarán. Y uno de los problemas a los cuales se le prestará mayor atención será la creación de mecanismos de seguridad y confidencialidad de la información sensible que afecta a los ciudadanos y a las organizaciones en el desarrollo legítimo de sus actividades.

Internet es un medio en continua evaluación tecnológica que experimenta un crecimiento vertiginoso, tanto en la cantidad de sus contenidos como en el número de personas que lo utilizan. En el año 2000, la cantidad total de individuos conectados en el mundo era de 4071 millones de personas. En América Latina y el Caribe, la cifra alcanzaba los 1645 millones. Dos años después, la cantidad total, a nivel global, ascendió a 60560 millones. En el continente americano, sin considerar a los Estados Unidos y Canadá, el incremento llevó la cifra a los 3335 millones. Para el 2005, se preveía un crecimiento de 2 millones.

Con esta red de redes, es posible generar amplias comunidades virtuales que pueden compartir ideas en tiempo real y crear un nuevo ambiente de acceso, intercambio y promoción del conocimiento a escala global, al tiempo que condiciona un nuevo modo de interacción en las relaciones que se establecen en el estrato social.

Con Internet, cuajan otros elementos paradigmáticos que le son inherentes como la hipermedialidad informativa y la interactividad y multilateralidad comunicativa. Aun cuando las NTIC han logrado potenciarlas de manera muy efectiva, existen antecedentes explícitos e implícitos de estas cualidades incorporadas en los sistemas de información ( Reyes Livia M . Interpretación de lo paradigmas incidentes en la Bibliotecología y Ciencia de la Información. Observaciones no publicadas).

Fuentes