Documento mercantil

Documento mercantil 260px

Documento Mercantil. Son los documentos en los cuales se registran por escrito los convenios, tratos, acuerdos entre empresas, comerciantes o entre personas que realizan actos de comercio.

Importancia

Los documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos de diario en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Los documentos mercantiles adquieren forma en el momento en que se realizan las operaciones. Su importancia desde el punto de vista de la contabilidad es que, para registrar cualquier operación en el Libro Diario, debe estar amparado dicho asiento por algún documento que justifique la veracidad de la operación.

Clasificación de los Documentos Mercantiles

Los Documentos Mercantiles se clasifican en dos grupos:

1. Documentos Mercantiles Corrientes o Comunes.

• Requisición.

• Solicitud de Cotización.

• Cotización.

• Orden de Compra.

• Factura de Venta.

• Nota de Despacho.

• Nota de Débito Comercial.

• Nota de Crédito Comercial.

• Comprobantes de Control Interno.

• Tarjeta de Trabajadores.

• Nómina.

• Tarjeta de Inventario, etc.

1. Documentos Negociables o de Crédito:

• La Letra de cambio

• El Pagaré

• La Carta de Crédito.

• Certificado de Depósito.

• Bono de Prenda.

• El Cheque.

• Conocimiento de Embarque.

Cuentas y Efectos por cobrar y Pagar

Diferentes tipos de Partidas por Cobrar

Se produce una partida por cobrar cuando un negocio (o una persona) vende bienes o servicios a un segundo negocio (o persona) a crédito. Una partida por cobrar es el derecho que tiene el vendedor sobre el comprador por el importe de la operación.

Las partidas por cobrar son derechos monetarios contra negocios y personas. Se adquieren sobre todo al vender bienes y servicios y prestar dinero.

Los dos tipos principales de partidas por cobrar son las cuentas por cobrar y los documentos por cobrar. Las cuentas por cobrar de un negocio son los importes que le deben sus clientes. Son activos circulantes.

Los documentos por cobrar son más formales que las cuentas por cobrar. En el caso de un documento por cobrar el deudor promete, por escrito, pagarle al acreedor una cantidad definida en una fecha futura definida.

El Departamento de Crédito

El cliente que compra mercancías usando una tarjeta de crédito está comprando a crédito. Esta operación crea una partida por cobrar a favor de la tienda. La mayor parte de las compañías que tienen una alta proporción de sus ventas a crédito mantienen un departamento de crédito por separado. Este departamento evalúa a los clientes que solicitan tarjetas de crédito utilizando para ello fórmulas estándar que, entre otros factores, incluyen los ingresos del solicitante y su historial de crédito. Después de aprobar al cliente el departamento de crédito supervisa los registros de pago de ese cliente. Los clientes con un historial de pago a tiempo pueden recibir límites de créditos más altos. A quienes no pagan a tiempo se les rebajan sus límites o se cancelan. El departamento de crédito también ayuda al de contabilidad en la medición de las pérdidas en cobros por clientes que no pagan.

Cuentas Incobrables (cuentas malas)

La mayor parte de las ventas que realizan los negocios en la actualidad son efectuadas a crédito, y en muchos casos respaldadas por facturas, las cuales ya sabemos están registradas desde el punto de vista de la contabilidad dentro de las cuentas por cobrar.

Puede suceder que se haga imposible el cobro de algunas de estas facturas, bien por quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo, etc., cuando esto sucede estas cuentas por cobrar tenemos que traspasarlas a los gastos del ejercicio, ya que la incobrabilidad de los mismos constituye una pérdida para el negocio.

Como en cada ejercicio debe existir apareamiento entre ingresos y gastos; y las ventas a crédito se van a registrar como ingreso del ejercicio donde se producen, es lógico que dentro de ese mismo ejercicio se registren las pérdidas que se producen por las Cuentas por Cobrar, provenientes de esas ventas a crédito que se convierten en incobrables; pero normalmente sucede que para la fecha de cierre, todavía no se tiene la seguridad o la certeza de cuáles facturas definitivamente se perdieron, en consecuencia, como hay la necesidad de registrar el gasto o la pérdida de Cuentas por Cobrar por posible incobrabilidad, provenientes del ingreso del ejercicio (ventas a crédito), hay que proceder a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas, lo más adaptado a la realidad que se pueda y en consecuencia crear una cuenta de provisión para absorber esas posibles pérdidas.

En la fecha de cierre se hace la estimación de las posibles pérdidas, luego se carga a una cuenta de gasto llamada ¨Pérdida en Cuentas Incobrables¨ que se va a incluir dentro de los Gastos de Operación, en el Estado de Ganancias y Pérdidas, y la estimación se abona en el asiento a una cuenta de valoración denominada ¨Provisión en Cuentas Incobrables¨, la cual va a figurar en el Balance General disminuyendo a las Cuentas por Cobrar.

En el ejercicio siguiente cuando realmente se llegue a la conclusión de que algunas de esas facturas es imposible su cobro, se procede a disminuir la provisión y en consecuencia a cancelar las Cuentas por Cobrar.

Recuperación de cuentas incobrables

Puede suceder que algunas de esas facturas que se han considerado realmente perdidas, y que como consecuencia se han cargado a la Provisión y abonado a las Cuentas por Cobrar se recuperen, es decir, que algunos de estos clientes para obtener algún nuevo crédito, o para tener referencias para efectuar algunas operaciones, procedan a cancelar las facturas respectivas: en este caso nos encontramos ante una Recuperación por cuanto ya las habíamos considerado realmente perdidas.

Ejemplo: después de haberse considerado incobrable se cancela en efectivo.

Como cuando la consideramos perdida la factura la cargamos a la Provisión, ahora en la recuperación procedemos a abonarla para anular el cargo.

Caja XXX

Provisión en Cuentas Incobrables XXX

Control Interno sobre los cobros de cuentas por cobrar

Al tenedor de libros no se le debe permitir manejar el efectivo. El sólo debe recibir las boletas de remesas que le indican a qué cuentas de clientes debe hacer créditos. Al retirarle las tareas de manejo de efectivo al tenedor de libros e impedir que el supervisor maneje el mayor auxiliar de Cuentas por Cobrar, se separan las tareas y se fortalece el control interno. Esto reduce la oportunidad que pueda tener un empleado de robar efectivo y después encubrirlo con un crédito falso a la cuenta de un cliente. También el propietario debe ser quien prepare la conciliación bancaria.

Documentos por cobrar: son convenios más formales que las cuentas por cobrar. Los títulos de crédito son documentos mercantiles de crédito que constituyen una promesa de pago escrita, que tienen como característica que son documentos negociables y que no pueden hacerse valer en otros términos que los dispuestos y exigidos por las leyes respectivas.

El Pagaré: es un documento mercantil de crédito que constituye una promesa incondicional escrita, hecha de una persona a otra, firmada por el suscriptor, obligándose a pagar a la vista o una fecha fija o determinada, una suma de dinero a la orden o al portador.

Carta de Crédito: es un contrato mediante el cual un banco abre un crédito por cuenta de un cliente y a favor de un tercero, y el cual se cancelará de acuerdo a las condiciones señaladas en el contrato. El Código de Comercio (Art 459) establece que la Carta de Crédito tiene por objeto realizar un contrato de cambio condicional celebrado entre el deudor y el tomador, cuya perfección depende de que éste haga uso del crédito que aquel le abre.

Letra de Cambio: la Letra de Cambio es un documento expedido en forma legal, por el cual una persona manda a otra que pague, a la orden de ella misma o de un tercero, una cantidad de dinero, en el lugar y tiempo que determina el documento.

El origen de la letra de cambio no se puede fijar con certeza. La investigación histórica no ha logrado definir con exactitud los antecedentes de esta institución en el período anterior a la Edad Media. No obstante existen documentos italianos de los siglos XII al XIII que presentan ya algunos caracteres que evidencian el uso de la letra; esos documentos fueron de uso corriente en las ferias medievales, y que, en cualquier caso, la letra, antes de que llegara a ser lo que es hoy día, ha sufrido una evolución secular, en la que fue decisiva la aparición del endoso como forma peculiar de transmisión de ese documento mercantil.

La letra toma su nombre del primitivo contrato de cambio. El cambio, que en un principio fue manual o real (simple permuta de unas monedas por otras en el mismo lugar)

Nacida así la letra, hubo de esperar a la segunda mitad del siglo XVI para que este documento, en grado superior de evolución, se convirtiera de mero instrumento de un contrato de cambio en instrumento de pago.

En Cuba se implementó legalmente el uso de la letra de cambio en 1886 con la entrada en vigor del Código de Comercio Español, posteriormente a partir del Triunfo de la Revolución con la Empresa Socialista estuvo en desuso hasta que se tomó el Acuerdo No. 3619/1999 del CECM, que autorizó experimentalmente, el uso de las letras de cambio cheques y pagarés, pero exclusivamente dentro del territorio nacional. A partir de la entrada en vigor del mencionado acuerdo, la utilización de la letra de cambio ha venido cobrando auge en nuestro país.

Personas que intervienen:

La persona que ordena pagar es el librador; la persona a quien va dirigida la letra y que paga es el librado; la persona que cobra la Letra es el tomador o tenedor.

Las Letras de Cambio pueden girarse con distintos términos o plazos, obligando cada uno de estos términos o plazos, al pago de las letras.

A la vista: debe presentarse al cobro dentro de los 40 días de su emisión y deberá ser pagada a su presentación.

A días o meses vista: se contará a partir de su presentación y lo acredita la Aceptación de la letra, contándose desde el día siguiente a dicha Aceptación.

A día fijo: Está obligada a pagarse en la fecha que se indica.

La aceptación: es la manifestación escrita que hace el Librado u otra persona, de que se encuentra plenamente de acuerdo con el contenido de la letra, obligándose a satisfacer su importe, sin términos de prórroga, el día señalado como vencimiento.

El Librado no se convierte en deudor sino después de haber aceptado.

Aceptante: reconoce la letra como buena y se compromete a realizar el pago.

El acto por el cual se realiza se denomina Aceptación.

El endoso: transmisión de un título de crédito que legitima a su nuevo titular para que pueda cobrar el importe contenido en el documento.

Cuando el Tomador endosa la letra a otra persona, se convierte por virtud de la transmisión en Endosante, y el adquiridor en Endosatario.

El Protesto: es el medio de acreditar la falta de aceptación o de pago, o de ambos, de un Título Valor para hacer que éste conserve todas las acciones que emanan normalmente del mismo. Es el acta notarial o documento por el que se hace constar la falta de pago por el deudor del crédito vencido.

Explicación de algunos Documentos Mercantiles Corrientes

Requisición: Con este documento se inicia el proceso para la compra. Es una solicitud elaborada por la persona o el departamento que requiere determinado artículo. En él queda claramente especificado lo que se pide, el número de unidades, etc. Este documento debe de ir firmado por un funcionario autorizado, el mismo generalmente se elabora por triplicado en la siguiente forma:

• Original para el Departamento de Compras.

• Duplicado para el Departamento de Contabilidad.

• Triplicado para el Departamento Solicitante.

Solicitud de Cotización: Es un documento importante para el adecuado control interno y la supervisión del Departamento de Compras, ya que constituye una evidencia de que el pedido se realizó con el proveedor que ofrecía los mejores precios y condiciones. El Departamento de Compras emite varias solicitudes de cotizaciones que remite a diversos proveedores, en las cuales quedan indicadas todas las características del artículo y las condiciones en que lo desea la empresa.

Cotización: Es un documento que nos envía el proveedor, como consecuencia de la solicitud realizada, en el se explica todas las condiciones en que se puede vender la mercancía, precio del artículo, condiciones e pago, etc.

Orden de Compra: Es el documento que emite la empresa compradora, autorizando al proveedor a enviar la mercancía. En él quedan claramente establecidos los requisitos fundamentales de la transacción y lo convenido por ambas partes.

Este documento se elabora en original y varias copias.

• Original para el Proveedor.

• Una copia para el Departamento de Compras.

• Una copia para el Departamento de Contabilidad.

• Una copia para el Almacén, etc.

Factura de Venta: Es el documento emitido por el proveedor donde queda claramente indicado lo siguiente:

• Nombre del vendedor- Dirección.

• Nombre del comprador- Dirección.

• Descripción de la mercancía, cantidad y precio.

• Condiciones de pago (crédito, contado).

• Descuentos concedidos o a conceder.

• Como se remitirá la mercancía.

• Cantidad total a pagar, etc.

Este documento debe de ir acompañado de la Orden de Compra, además se elabora un original que va al comprador y varias copias que se distribuyen entre el comprador y el vendedor de acuerdo con las necesidades requeridas.

Notas de Débito y de Crédito Comercial: Son documentos emitidos por el comprador o por el vendedor con la finalidad de ajustar determinada operación, y como consecuencia, ajustar cuentas en la contabilidad.

La Letra de Cambio: Es un Título de Crédito, que constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.

La Letra de Cambio debe contener los siguientes requisitos:

1. La denominación de Letra de Cambio inserta en el mismo texto del Título y expresado en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.
2. La orden pura y simple de pagar una suma determinada.
3. Nombre del que debe pagar (Librado)
4. Indicaciones de la fecha de vencimiento.
5. Lugar donde el pago debe efectuarse.
6. Nombre de la persona a cuyo cargo debe efectuarse el pago (Beneficiario o Tomador).
7. Fecha y lugar donde se emitió la letra.
8. La firma del que gira la letra (Librador)

Personas que intervienen

• El Librado: la persona a la que se da la orden de pago (quien debe pagar)

• El Librador o Girador: la persona que ordena hacer el pago.

• El Beneficiario: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago.

• El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago de la letra.

Fuente

1. Diplomado de Auditoría General. Manuales de Autoestudio. CECOFIS. Tomo I.
2. Estudios de Contabilidad General. Ricardo Maldonado.
3. Maldonado, R. Estudios de la Contabilidad General / R. Maldonado. Venezuela, 2007.