Documento mercantil
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Sumario
Importancia
Los documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos de diario en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Los documentos mercantiles adquieren forma en el momento en que se realizan las operaciones. Su importancia desde el punto de vista de la contabilidad es que, para registrar cualquier operación en el Libro Diario, debe estar amparado dicho asiento por algún documento que justifique la veracidad de la operación.
Clasificación de los Documentos Mercantiles
Los Documentos Mercantiles se clasifican en dos grupos:
1-Documentos Mercantiles Corrientes o Comunes.
-Requisición.
-Solicitud de Cotización.
-Cotización.
-Orden de Compra.
-Factura de Venta.
-Nota de Despacho.
-Nota de Débito Comercial.
-Nota de Crédito Comercial.
-Comprobantes de Control Interno.
-Tarjeta de Trabajadores.
-Nómina.
-Tarjeta de Inventario, etc.
2-Documentos Negociables o de Crédito:
-La Letra de cambio
-El Pagaré
-La Carta de Crédito.
-Certificado de Depósito.
-Bono de Prenda. -El Cheque.
-Conocimiento de Embarque.
Explicación de algunos Documentos Mercantiles Corrientes
Requisición: Con este documento se inicia el proceso para la compra. Es una solicitud elaborada por la persona o el departamento que requiere determinado artículo. En él queda claramente especificado lo que se pide, el número de unidades, etc. Este documento debe de ir firmado por un funcionario autorizado, el mismo generalmente se elabora por triplicado en la siguiente forma:
-Original para el Departamento de Compras.
-Duplicado para el Departamento de Contabilidad.
-Triplicado para el Departamento Solicitante.
Solicitud de Cotización: Es un documento importante para el adecuado control interno y la supervisión del Departamento de Compras, ya que constituye una evidencia de que el pedido se realizó con el proveedor que ofrecía los mejores precios y condiciones. El Departamento de Compras emite varias solicitudes de cotizaciones que remite a diversos proveedores, en las cuales quedan indicadas todas las características del artículo y las condiciones en que lo desea la empresa.
Cotización: Es un documento que nos envía el proveedor, como consecuencia de la solicitud realizada, en el se explica todas las condiciones en que se puede vender la mercancía, precio del artículo, condiciones e pago, etc.
Orden de Compra: Es el documento que emite la empresa compradora, autorizando al proveedor a enviar la mercancía. En él quedan claramente establecidos los requisitos fundamentales de la transacción y lo convenido por ambas partes.
Este documento se elabora en original y varias copias.
-Original para el Proveedor.
-Una copia para el Departamento de Compras.
-Una copia para el Departamento de Contabilidad.
-Una copia para el Almacén, etc.
Factura de Venta: Es el documento emitido por el proveedor donde queda claramente indicado lo siguiente:
-Nombre del vendedor- Dirección.
-Nombre del comprador- Dirección.
-Descripción de la mercancía, cantidad y precio.
-Condiciones de pago (crédito, contado).
-Descuentos concedidos o a conceder.
-Como se remitirá la mercancía.
-Cantidad total a pagar, etc.
Este documento debe de ir acompañado de la Orden de Compra, además se elabora un original que va al comprador y varias copias que se distribuyen entre el comprador y el vendedor de acuerdo con las necesidades requeridas.
Notas de Débito y de Crédito Comercial: Son documentos emitidos por el comprador o por el vendedor con la finalidad de ajustar determinada operación, y como consecuencia, ajustar cuentas en la contabilidad.
La Letra de Cambio: Es un Título de Crédito, que constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado. La Letra de Cambio debe contener los siguientes requisitos:
-La denominación de Letra de Cambio inserta en el mismo texto del Título y expresado en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.
-La orden pura y simple de pagar una suma determinada.
-Nombre del que debe pagar (Librado)
-Indicaciones de la fecha de vencimiento.
-Lugar donde el pago debe efectuarse.
-Nombre de la persona a cuyo cargo debe efectuarse el pago (Beneficiario o Tomador). -Fecha y lugar donde se emitió la letra.
-La firma del que gira la letra (Librador)
Personas que intervienen
-El Librado: la persona a la que se da la orden de pago (quien debe pagar)
-El Librador o Girador: la persona que ordena hacer el pago.
-El Beneficiario: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago.
-El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago de la letra.
Fuente
Maldonado, R. Estudios de la Contabilidad General / R. Maldonado. Venezuela, 2007.
