Diferencia entre revisiones de «Software colaborativo»
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| − | + | En su función más básica, las organizaciones establecen equipos tanto para responder a problemas que hayan ocurrido como para prevenir que en primer lugar ocurran. [[Carstensen ]] and [[Schmidt]] ([[1993]]) exponen cuatro actividades generales que realizan los equipos: recomendar, hacer, inventar o poner en movimiento. | |
| − | La colaboración se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante en la economía de hoy, el compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración. El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una | + | El término groupware hace referencia a los métodos y herramientas de [[software]] que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente. |
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| + | La colaboración se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante en la economía de hoy, el compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración.El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una herramienta tecnológica muy útil en nuestros tiempos ya que podemos integrar nuestros conocimientos teóricos con la tecnología.Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios. Pero estos sistemas requieren típicamente que los usuarios realicen mucho trabajo por ellos mismos para no perder de vista y entender los procesos en curso. Algunos autores definen groupware de manera poco precisa, como cualquier aplicación que trabaje en red y que permita que los individuos compartan datos puede caer en la categoría del groupware. Otros autores como Robert Johansen define groupware como "herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos." | ||
==Historia== | ==Historia== | ||
| − | En su forma moderna, el concepto ha sido propuesto por el programa informático de Lotus con la aplicación popular Lotus Notes relacionado con un servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos como el NLS. El programa informático que utiliza Wikipedia es un ejemplo de un programa informático colaborativo que además es software libre por lo que ha sido diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en cuanto a tratos o sin las limitaciones de jerarquización social. | + | En su forma moderna, el concepto ha sido propuesto por el programa informático de [[Lotus]] con la aplicación popular Lotus Notes relacionado con un servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos como el NLS. El programa informático que utiliza [[Wikipedia]] es un ejemplo de un programa informático colaborativo que además es software libre por lo que ha sido diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en cuanto a tratos o sin las limitaciones de jerarquización social. |
==Tipos de colaboración== | ==Tipos de colaboración== | ||
| − | El software colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo. | + | El [[software]] colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo. |
| − | *Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información ( | + | |
| + | *Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo: | ||
**[[Correo electrónico]]. | **[[Correo electrónico]]. | ||
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**Publicación en [[web]]. | **Publicación en [[web]]. | ||
*Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo: | *Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo: | ||
| − | **Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar. | + | **Conferencia de datos - [[PC]] en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar. |
| − | **Conferencias de voz | + | **Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes. |
| − | **Conferencias de video (o | + | **Conferencias de video (o audio conferencia) - [[PC]] en red que comparten señales de audio o video. |
**Salas de [[chat]] o [[mensajería instantánea]] - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes. | **Salas de [[chat]] o [[mensajería instantánea]] - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes. | ||
**Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones. | **Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones. | ||
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**Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia). | **Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia). | ||
**Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información. | **Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información. | ||
| − | **Sistemas de soporte a | + | **Sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de colectivos. |
==Beneficios== | ==Beneficios== | ||
| + | Entre los beneficios más obvios tenemos: | ||
| + | # Ahorro en tiempo, ya que no tiene que desplazarse físicamente su personal hasta una oficina en un lugar físico específico. | ||
| + | #Comunicación más estrecha entre los miembros del equipo de trabajo. | ||
| + | #Mejor control de las actividades de cada miembro del equipo ya que se tienen evidencias por escrito de las actividades reportes, comentarios, etc. | ||
| + | #Los reportes del personal que tiene que visitar a clientes pueden estar el mismo día en su sistema sin que el personal tenga que desplazarse físicamente hasta la oficina con una pérdida considerable de tiempo. | ||
Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo. | Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo. | ||
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Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son: el groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; el groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto; el groupware proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida. | Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son: el groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; el groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto; el groupware proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida. | ||
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Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente. La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el groupware tradicional no tiene ningún “gancho” para integrar la información de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo. | Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente. La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el groupware tradicional no tiene ningún “gancho” para integrar la información de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo. | ||
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==Aplicaciones== | ==Aplicaciones== | ||
| − | ===Brainstorming electrónico=== | + | ===[[Brainstorming]] electrónico=== |
| − | Brainstorming o lluvia de ideas, tiene como finalidad la de potenciar la creatividad intentando eliminar posibles limitaciones cognitivas y sociales. El brainstorming electrónico es una variante del brainstorming tradicional (cara a cara). El procedimiento del brainstorming electrónico consiste en tener al grupo conectado por tecnologías telemáticas, teniendo un facilitador que coordine la interacción. El brainstorming electrónico destaca frente al tradicional (ya que éste en ocasiones perjudica el rendimiento del grupo), en que no se produce el bloqueo en la producción de ideas, ya que los participantes pueden intervenir en el momento en que lo crean oportuno sin tener que guardar turno. Tampoco se produce la interferencia cognitiva, puesto que las ideas van quedando almacenadas y no se interrumpe la línea de pensamiento. Pero la velocidad de expresión es más reducida al tener que comunicarse por escrito en vez de oralmente. Las aportaciones que hagan los miembros pueden ser o no anónimas (produciéndose en el anónimo una reducción en la aprensión a la evaluación, aunque esto puede elevar la holgazanería social) y a tiempo real o no. | + | [[Brainstorming]] o lluvia de ideas, tiene como finalidad la de potenciar la creatividad intentando eliminar posibles limitaciones cognitivas y sociales. El [[brainstorming] electrónico es una variante del brainstorming tradicional (cara a cara). El procedimiento del brainstorming electrónico consiste en tener al grupo conectado por tecnologías telemáticas, teniendo un facilitador que coordine la interacción. El brainstorming electrónico destaca frente al tradicional (ya que éste en ocasiones perjudica el rendimiento del grupo), en que no se produce el bloqueo en la producción de ideas, ya que los participantes pueden intervenir en el momento en que lo crean oportuno sin tener que guardar turno. Tampoco se produce la interferencia cognitiva, puesto que las ideas van quedando almacenadas y no se interrumpe la línea de pensamiento. Pero la velocidad de expresión es más reducida al tener que comunicarse por escrito en vez de oralmente. Las aportaciones que hagan los miembros pueden ser o no anónimas (produciéndose en el anónimo una reducción en la aprensión a la evaluación, aunque esto puede elevar la holgazanería social) y a tiempo real o no. |
===Grupos de discusión online=== | ===Grupos de discusión online=== | ||
| − | Debido al desarrollo de la tecnología de las comunicaciones cada vez se emplea de forma más habitual los grupos de discusión on-line, ya que facilita el reunir expertos que se encuentren a grandes distancias, además de contar con ventajas como el ahorro y la rapidez. Para el desarrollo de este tipo de discusiones hay que seguir una serie de fases como la selección del grupo de discusión y la elaboración del programa de chat que permita una fácil comunicación. El procedimiento a seguir es el mismo que en una discusión en vivo: | + | Debido al desarrollo de la tecnología de las comunicaciones cada vez se emplea de forma más habitual los grupos de discusión on-line, ya que facilita el reunir expertos que se encuentren a grandes distancias, además de contar con ventajas como el ahorro y la rapidez. Para el desarrollo de este tipo de discusiones hay que seguir una serie de fases como la selección del grupo de discusión y la elaboración del programa de chat que permita una fácil comunicación. El procedimiento a seguir es el mismo que en una discusión en vivo: <br> |
| + | #Se concierta el momento para realizar la comunicación y se cuenta con un moderador que vaya dando las indicaciones pertinentes. | ||
| + | #El uso de este método cuenta con grandes ventajas como la reducción de presupuesto destinado al proyecto, permite utilizar muestras geográficas más amplias, o el hecho de poder almacenar la información. | ||
| + | #Pese a las similitudes, gran cantidad de autores consideran que este tipo de comunicación supone ya una forma nueva de comunicarse, cuyo objetivo es crear un medio rico que facilite la comunicación apoyándose en el empleo de las nuevas tecnologías. | ||
===Técnica delphy online=== | ===Técnica delphy online=== | ||
| − | La técnica | + | La técnica Delphi (cuyo nombre proviene del Oráculo de Delfos) es una [[metodología de investigación]] multidisciplinar que sirve para realizar pronósticos. El objetivo de esta técnica es el de conseguir un consenso basado en la discusión entre expertos mediante la realización de cuestionarios. Estos contestan un primer cuestionario y sus resultados sirven como retroalimentación para rellenar una serie de cuestionarios posteriores hasta que se llega a un consenso. Tras este proceso, el responsable del estudio elabora de forma estadística los resultados obtenidos. |
===Workflow=== | ===Workflow=== | ||
| − | Dentro de la tecnología de Groupware, los sistemas de workflow son considerados como un poderoso ambiente que permite la colaboración computacional al automatizar los procesos de trabajo. El workflow o flujo de trabajo se define como cualquier secuencia de tareas desempeñadas en serie o en paralelo por dos o más miembros de un grupo de trabajo para lograr una meta común, normalmente es automatizado (aunque también existe manual). Al automatizar los procesos de trabajo, podemos describir estos sistemas como: Proceso de | + | Dentro de la tecnología de Groupware, los sistemas de [[workflow]] son considerados como un poderoso ambiente que permite la colaboración computacional al automatizar los procesos de trabajo. El [[workflow]] o flujo de trabajo se define como cualquier secuencia de tareas desempeñadas en serie o en paralelo por dos o más miembros de un grupo de trabajo para lograr una meta común, normalmente es automatizado (aunque también existe manual). Al automatizar los procesos de trabajo, podemos describir estos sistemas como: Proceso de Trabajo Colaborativo Asistido por Computadora (o CSCWP por sus siglas en inglés). |
==Programas informáticos colaborativos== | ==Programas informáticos colaborativos== | ||
| − | + | [[Google]] Docs, [[Zoho]], [[Huddle]] y [[Basecamp]] son sin duda las herramientas colaborativas más populares. Pero hay muchas otras herramientas y softwares que nos pueden igualmente ayudar a colaborar de múltiples formas para conseguir mejorar el rendimiento de nuestro trabajo en equipo. Aquí se listan algunas de ellas. | |
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| − | + | ===Management=== | |
| − | * | + | *[[Stixy]], ayuda a organizar el mundo laboral en pizarras web-based compartibles y flexibles llamadas [[stixyboards]], así podemos crear tareas, citas, archivos, fotos, notas, etc. |
| − | + | *[[Project2Manage]], es una aplicación para administrar proyectos online que permite estar siempre al día y actualizado en el flujo de tareas de tu equipo. | |
| − | * | + | *[[Laboratree]], administra tus colegas, grupos, proyectos, laboratorios, documentos, reuniones, notas y lista de correo. Es un lugar dirigido a la experimentación, investigación, observación, colaboración y todo lo relacionado con la ciencia |
| − | * | + | *[[Teamwork PM]], es un [[software]] online fácil de usar que facilita a los managers, empleados y clientes trabajar juntos de un modo más productivo online. |
| − | * | + | *[[FMYI]], (FormyInnovation), es un lugar colaborativo privado donde almacenar y compartir información de modo seguro con tu equipo de trabajo. Combina una red social con herramientas que le permitirán alcanzar su objetivo. |
| − | * | + | *[[Assembla]], ayuda a administrar y dirigir negocios orientados a proyectos unificando equipos y clientes. |
| − | * | + | *[[Deskaway]], es un administrador de proyectos web-based que permite organizar, administrar y monitorizar proyectos |
| − | + | *[[5pm]], puede ser ese lugar central a partir del cual podrás dirigir las tareas y proyectos, la colaboración y el trabajo en equipo, informes, etc. | |
| − | * | + | *[[Hyperoffice]], [[software]] colaborativo pensado para [[PYMES]]. Permite compartir outlook y documentos online. |
| − | * | + | *[[Ice3Online Collaboration]] es una aplicación fácil de usar para la comunicación diaria, la colaboración y compartir archivos [Sugerida por Peter Inchley] |
| − | * | + | *[[CodeTwoPublic Folders]], es una extensión para [[Microsoft Outlook]] extension diseñada para compartir calendarios, contactos, tareas, emails y documentos con otros usuarios. Permite compratir en tiempo-real y trabajar offline [Sugerencia de Natally]. |
| − | * | + | |
| − | *[[ | + | ===Mapas mentales y whiteboards=== |
| − | * | + | *[[Bubbl|Bubbl.us]], puedes crear mindmaps (mapas mentales) a color, compartirlos, insertarlos en tu [[blog]] o [[página web]], enviarlos por email, imprimirlos o guardarlos. |
| − | *[[ | + | *[[Dabbleboard]], es una aplicación online que se centra en una [[whiteboard]] (pizarra blanca) que permite dibujar con un interface fácil y divertido de usar. |
| − | * | + | *[[Twiddla]], útil para hacer brainstorming, marcar gráficos, fotos, [[websites]], etc. |
| − | * | + | *[[Mind42]], permite hacer brainstorming en tiempo real con otros miembros del equipo. |
| − | * | + | *[[Mindomo]], organiza y planifica tus proyectos definiendo objetivos y metas. |
| − | * | + | *[[Mindmeister]], aplicación que permite realizar brainstomring en tiempo real y compartirlas con tus colegas, compañeros de trabajo y amigos. Incluye opciones de seguridad y acceso desde el móvil (Sugerido por Olaf Lewitz) |
| − | * | + | ===Notas y bookmarks=== |
| − | *[[ | + | *[[Diigo]], una práctica herramienta que permite añadir notas o marcar webs como si se tratase de cualquier documento y compartirlo con tu equipo. |
| + | *[[Protonotes]], puedes añadir protonotas a un prototipo y compartirlas con tu equipo para que participen como si fuese algún tipo de [[wiki]] o panel de discusiones. | ||
| + | Emails, contactos y calendario | ||
| + | *[[Spicebird]], integra email, calendario y mensajería instantánea con una interfaz de usuario inteligente y fácil de usar. Funciona en [[Windows]] y [[Linux]]. | ||
| + | |||
| + | ===Videoconferencia=== | ||
| + | *[[Vyew]], es una herramienta para interaccionar en tiempo real con tu equipo de trabajo y clientes, facilitando una colaboración transparente. Permite ver acciones pasadas, presentes y controlar y monitorizar las futuras y además, puedes crear presentaciones para compartir y visualizar. | ||
| + | *[[Dimdim]], reuniones en directo usando sólo el navegador de [[web]] y [[Dimdim]]. Colabora con tu equipo, comparte documentos, whiteboards sin necesidad de descargar ningún [[software]]. | ||
| + | *Show Documents, presentaciones, sesiones, conferencias online y en tiempo real, con whiteboards interactivas, edición de textos y chat en directo. | ||
| + | *[[Yuuguu]], conferencias online, reuniones y presentaciones de productos en línea. | ||
| + | *[[Mikogo]], es una plataforma fácil de usar para compartir, ideal para videoconferencia y reuniones on line. | ||
| + | |||
| + | ===Editor de texto=== | ||
| + | *[[Textflow]], hace fácil compartir e integrar la comparación de textos. Permite a los demás seguir y visualizar los cambios en los documentos de forma fácil. | ||
| + | |||
==Véase también== | ==Véase también== | ||
*[[Software libre]] | *[[Software libre]] | ||
*[[Software no libre]] | *[[Software no libre]] | ||
| − | == | + | |
| + | ==Referencias== | ||
#Johnson-Lenz, Peter. «Rhythms, Boundaries, and Containers:». AwakeningTechnology. Consultado el 30 de Abril de 1990. | #Johnson-Lenz, Peter. «Rhythms, Boundaries, and Containers:». AwakeningTechnology. Consultado el 30 de Abril de 1990. | ||
#Carstensen, P.H.; Schmidt, K. (1999). Computer supported cooperative work: new challenges to systems design. http://citeseer.ist.psu.edu/carstensen99computer.html. Consultado el 3 de Agosto de 2007. | #Carstensen, P.H.; Schmidt, K. (1999). Computer supported cooperative work: new challenges to systems design. http://citeseer.ist.psu.edu/carstensen99computer.html. Consultado el 3 de Agosto de 2007. | ||
#Beyerlein, M; Freedman, S.; McGee, G.; Moran, L. (2002). Beyond Teams: Building the Collaborative Organization. The Collaborative Work Systems series, Wiley. | #Beyerlein, M; Freedman, S.; McGee, G.; Moran, L. (2002). Beyond Teams: Building the Collaborative Organization. The Collaborative Work Systems series, Wiley. | ||
| + | #González García, Rubén A. (2005). Ensayo sobre Software Colaborativo. http://www.publicaciones.ujat.mx/publicaciones/revista_dacb/Acervo/v4n2OL/v4n2a4-ol/index.html. Consultado el 6 de Noviembre de 2012. | ||
#«Groupware - Communication, Collaboration and Coordination». Lotus Development Corporation (1995). | #«Groupware - Communication, Collaboration and Coordination». Lotus Development Corporation (1995). | ||
| + | #Software Colaborativo. http://www.slideshare.net/Podziun/software-colaborativo-powerpoint. Consultado el 6 de Noviembre de 2012. | ||
| + | #Software Colaborativo.http://es.wikipedia.org/wiki/Software_colaborativo. Consultado el 6 de Noviembre de 2012 | ||
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[[Category:Ciencias_informáticas]] | [[Category:Ciencias_informáticas]] | ||
última versión al 05:09 13 jul 2019
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Software colaborativo o groupware son el conjunto de programas informáticos que permiten a los usuarios delos mismo trabajar en entornos comunes y virtuales, en los cuales comparten información y documentos entre sí de manera ordenada y controlada, conectados a través de una red (internet o intranet).
Sumario
Definición
En su función más básica, las organizaciones establecen equipos tanto para responder a problemas que hayan ocurrido como para prevenir que en primer lugar ocurran. Carstensen and Schmidt (1993) exponen cuatro actividades generales que realizan los equipos: recomendar, hacer, inventar o poner en movimiento.
El término groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente.
La colaboración se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante en la economía de hoy, el compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración.El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una herramienta tecnológica muy útil en nuestros tiempos ya que podemos integrar nuestros conocimientos teóricos con la tecnología.Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios. Pero estos sistemas requieren típicamente que los usuarios realicen mucho trabajo por ellos mismos para no perder de vista y entender los procesos en curso. Algunos autores definen groupware de manera poco precisa, como cualquier aplicación que trabaje en red y que permita que los individuos compartan datos puede caer en la categoría del groupware. Otros autores como Robert Johansen define groupware como "herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos."
Historia
En su forma moderna, el concepto ha sido propuesto por el programa informático de Lotus con la aplicación popular Lotus Notes relacionado con un servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos como el NLS. El programa informático que utiliza Wikipedia es un ejemplo de un programa informático colaborativo que además es software libre por lo que ha sido diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en cuanto a tratos o sin las limitaciones de jerarquización social.
Tipos de colaboración
El software colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo.
- Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo:
- Correo electrónico.
- Correo de voz.
- Publicación en web.
- Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo:
- Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar.
- Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes.
- Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que comparten señales de audio o video.
- Salas de chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes.
- Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.
- Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo:
- Calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes.
- Sistemas de gestión de proyectos - para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza.
- Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia).
- Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información.
- Sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de colectivos.
Beneficios
Entre los beneficios más obvios tenemos:
- Ahorro en tiempo, ya que no tiene que desplazarse físicamente su personal hasta una oficina en un lugar físico específico.
- Comunicación más estrecha entre los miembros del equipo de trabajo.
- Mejor control de las actividades de cada miembro del equipo ya que se tienen evidencias por escrito de las actividades reportes, comentarios, etc.
- Los reportes del personal que tiene que visitar a clientes pueden estar el mismo día en su sistema sin que el personal tenga que desplazarse físicamente hasta la oficina con una pérdida considerable de tiempo.
Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo.
Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son: el groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; el groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto; el groupware proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.
Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente. La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el groupware tradicional no tiene ningún “gancho” para integrar la información de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo.
Aplicaciones
Brainstorming electrónico
Brainstorming o lluvia de ideas, tiene como finalidad la de potenciar la creatividad intentando eliminar posibles limitaciones cognitivas y sociales. El [[brainstorming] electrónico es una variante del brainstorming tradicional (cara a cara). El procedimiento del brainstorming electrónico consiste en tener al grupo conectado por tecnologías telemáticas, teniendo un facilitador que coordine la interacción. El brainstorming electrónico destaca frente al tradicional (ya que éste en ocasiones perjudica el rendimiento del grupo), en que no se produce el bloqueo en la producción de ideas, ya que los participantes pueden intervenir en el momento en que lo crean oportuno sin tener que guardar turno. Tampoco se produce la interferencia cognitiva, puesto que las ideas van quedando almacenadas y no se interrumpe la línea de pensamiento. Pero la velocidad de expresión es más reducida al tener que comunicarse por escrito en vez de oralmente. Las aportaciones que hagan los miembros pueden ser o no anónimas (produciéndose en el anónimo una reducción en la aprensión a la evaluación, aunque esto puede elevar la holgazanería social) y a tiempo real o no.
Grupos de discusión online
Debido al desarrollo de la tecnología de las comunicaciones cada vez se emplea de forma más habitual los grupos de discusión on-line, ya que facilita el reunir expertos que se encuentren a grandes distancias, además de contar con ventajas como el ahorro y la rapidez. Para el desarrollo de este tipo de discusiones hay que seguir una serie de fases como la selección del grupo de discusión y la elaboración del programa de chat que permita una fácil comunicación. El procedimiento a seguir es el mismo que en una discusión en vivo:
- Se concierta el momento para realizar la comunicación y se cuenta con un moderador que vaya dando las indicaciones pertinentes.
- El uso de este método cuenta con grandes ventajas como la reducción de presupuesto destinado al proyecto, permite utilizar muestras geográficas más amplias, o el hecho de poder almacenar la información.
- Pese a las similitudes, gran cantidad de autores consideran que este tipo de comunicación supone ya una forma nueva de comunicarse, cuyo objetivo es crear un medio rico que facilite la comunicación apoyándose en el empleo de las nuevas tecnologías.
Técnica delphy online
La técnica Delphi (cuyo nombre proviene del Oráculo de Delfos) es una metodología de investigación multidisciplinar que sirve para realizar pronósticos. El objetivo de esta técnica es el de conseguir un consenso basado en la discusión entre expertos mediante la realización de cuestionarios. Estos contestan un primer cuestionario y sus resultados sirven como retroalimentación para rellenar una serie de cuestionarios posteriores hasta que se llega a un consenso. Tras este proceso, el responsable del estudio elabora de forma estadística los resultados obtenidos.
Workflow
Dentro de la tecnología de Groupware, los sistemas de workflow son considerados como un poderoso ambiente que permite la colaboración computacional al automatizar los procesos de trabajo. El workflow o flujo de trabajo se define como cualquier secuencia de tareas desempeñadas en serie o en paralelo por dos o más miembros de un grupo de trabajo para lograr una meta común, normalmente es automatizado (aunque también existe manual). Al automatizar los procesos de trabajo, podemos describir estos sistemas como: Proceso de Trabajo Colaborativo Asistido por Computadora (o CSCWP por sus siglas en inglés).
Programas informáticos colaborativos
Google Docs, Zoho, Huddle y Basecamp son sin duda las herramientas colaborativas más populares. Pero hay muchas otras herramientas y softwares que nos pueden igualmente ayudar a colaborar de múltiples formas para conseguir mejorar el rendimiento de nuestro trabajo en equipo. Aquí se listan algunas de ellas.
Management
- Stixy, ayuda a organizar el mundo laboral en pizarras web-based compartibles y flexibles llamadas stixyboards, así podemos crear tareas, citas, archivos, fotos, notas, etc.
- Project2Manage, es una aplicación para administrar proyectos online que permite estar siempre al día y actualizado en el flujo de tareas de tu equipo.
- Laboratree, administra tus colegas, grupos, proyectos, laboratorios, documentos, reuniones, notas y lista de correo. Es un lugar dirigido a la experimentación, investigación, observación, colaboración y todo lo relacionado con la ciencia
- Teamwork PM, es un software online fácil de usar que facilita a los managers, empleados y clientes trabajar juntos de un modo más productivo online.
- FMYI, (FormyInnovation), es un lugar colaborativo privado donde almacenar y compartir información de modo seguro con tu equipo de trabajo. Combina una red social con herramientas que le permitirán alcanzar su objetivo.
- Assembla, ayuda a administrar y dirigir negocios orientados a proyectos unificando equipos y clientes.
- Deskaway, es un administrador de proyectos web-based que permite organizar, administrar y monitorizar proyectos
- 5pm, puede ser ese lugar central a partir del cual podrás dirigir las tareas y proyectos, la colaboración y el trabajo en equipo, informes, etc.
- Hyperoffice, software colaborativo pensado para PYMES. Permite compartir outlook y documentos online.
- Ice3Online Collaboration es una aplicación fácil de usar para la comunicación diaria, la colaboración y compartir archivos [Sugerida por Peter Inchley]
- CodeTwoPublic Folders, es una extensión para Microsoft Outlook extension diseñada para compartir calendarios, contactos, tareas, emails y documentos con otros usuarios. Permite compratir en tiempo-real y trabajar offline [Sugerencia de Natally].
Mapas mentales y whiteboards
- Bubbl.us, puedes crear mindmaps (mapas mentales) a color, compartirlos, insertarlos en tu blog o página web, enviarlos por email, imprimirlos o guardarlos.
- Dabbleboard, es una aplicación online que se centra en una whiteboard (pizarra blanca) que permite dibujar con un interface fácil y divertido de usar.
- Twiddla, útil para hacer brainstorming, marcar gráficos, fotos, websites, etc.
- Mind42, permite hacer brainstorming en tiempo real con otros miembros del equipo.
- Mindomo, organiza y planifica tus proyectos definiendo objetivos y metas.
- Mindmeister, aplicación que permite realizar brainstomring en tiempo real y compartirlas con tus colegas, compañeros de trabajo y amigos. Incluye opciones de seguridad y acceso desde el móvil (Sugerido por Olaf Lewitz)
Notas y bookmarks
- Diigo, una práctica herramienta que permite añadir notas o marcar webs como si se tratase de cualquier documento y compartirlo con tu equipo.
- Protonotes, puedes añadir protonotas a un prototipo y compartirlas con tu equipo para que participen como si fuese algún tipo de wiki o panel de discusiones.
Emails, contactos y calendario
- Spicebird, integra email, calendario y mensajería instantánea con una interfaz de usuario inteligente y fácil de usar. Funciona en Windows y Linux.
Videoconferencia
- Vyew, es una herramienta para interaccionar en tiempo real con tu equipo de trabajo y clientes, facilitando una colaboración transparente. Permite ver acciones pasadas, presentes y controlar y monitorizar las futuras y además, puedes crear presentaciones para compartir y visualizar.
- Dimdim, reuniones en directo usando sólo el navegador de web y Dimdim. Colabora con tu equipo, comparte documentos, whiteboards sin necesidad de descargar ningún software.
- Show Documents, presentaciones, sesiones, conferencias online y en tiempo real, con whiteboards interactivas, edición de textos y chat en directo.
- Yuuguu, conferencias online, reuniones y presentaciones de productos en línea.
- Mikogo, es una plataforma fácil de usar para compartir, ideal para videoconferencia y reuniones on line.
Editor de texto
- Textflow, hace fácil compartir e integrar la comparación de textos. Permite a los demás seguir y visualizar los cambios en los documentos de forma fácil.
Véase también
Referencias
- Johnson-Lenz, Peter. «Rhythms, Boundaries, and Containers:». AwakeningTechnology. Consultado el 30 de Abril de 1990.
- Carstensen, P.H.; Schmidt, K. (1999). Computer supported cooperative work: new challenges to systems design. http://citeseer.ist.psu.edu/carstensen99computer.html. Consultado el 3 de Agosto de 2007.
- Beyerlein, M; Freedman, S.; McGee, G.; Moran, L. (2002). Beyond Teams: Building the Collaborative Organization. The Collaborative Work Systems series, Wiley.
- González García, Rubén A. (2005). Ensayo sobre Software Colaborativo. http://www.publicaciones.ujat.mx/publicaciones/revista_dacb/Acervo/v4n2OL/v4n2a4-ol/index.html. Consultado el 6 de Noviembre de 2012.
- «Groupware - Communication, Collaboration and Coordination». Lotus Development Corporation (1995).
- Software Colaborativo. http://www.slideshare.net/Podziun/software-colaborativo-powerpoint. Consultado el 6 de Noviembre de 2012.
- Software Colaborativo.http://es.wikipedia.org/wiki/Software_colaborativo. Consultado el 6 de Noviembre de 2012
