Archivo Nacional de Costa Rica
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Archivo Nacional de Costa Rica. Institución descentralizada del Ministerio de Cultura y Juventud. Entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, así como administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. Laboran 126 funcionarios técnicos y profesionales, con gran responsabilidad y compromiso está más activo que nunca, así como preparado para enfrentar los retos presentes y futuros. Sus fines son preservar y difundir el acervo documental, garantizar el acceso a la información, favorecer la transparencia en la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones. La institución se creó en 1881 y se ubica entre los distritos de Zapote y Curridabat, provincia de San José en Costa Rica.
Ubicación geográfica
Situado entre los distritos de Zapote y Curridabat en la provincia de provincia de San José, a 900 metros al sur y 150 al oeste de McDonald’s, Plaza del Sol, Costa Rica.
Reseña histórica
Institución congregada del Ministerio de Cultura y Juventud. Su objetivo fundamental es preservar y difundir el acervo documental, garantizar el acceso a la información, favorecer la transparencia en la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones.
El trabajo con el patrimonio documental es una parte de su quehacer, pero no la única. Igual importancia tiene la rectoría del Sistema Nacional de Archivos y la custodia y facilitación de los documentos notariales.
Desde la época colonial existen directrices emitidas por las autoridades españolas para regular la conservación de los documentos oficiales, tales como cédulas y provisiones, de manera que se pueden documentar algunas normas establecidas durante ese período. Unas de ellas era que los documentos se tenían que guardar bajo tres llaves, custodiadas por personas diferentes y de renombre de la comunidad, con el fin de garantizar la seguridad y conservación de los documentos.
En el año 1660, el alférez Juan López de Ortega inicia una campaña de recolección de documentos del cabildo bajo la amenaza de severos castigos para los ciudadanos que los retengan. Al sobrevenir la independencia en 1821, las nuevas autoridades dieron muestras de proseguir con la sana costumbre de conservar la documentación al dictar diversas leyes que aseguraron la permanencia de los documentos administrativos y judiciales.
En la segunda mitad del siglo XIX cuando se consolida el interés de los costarricenses por preservar su historia, en la figura de don León Fernández Bonilla quien logra la creación de los Archivos Nacionales el 23 de julio de 1881 bajo el gobierno de don Salvador Lara.
La primera sede de los Archivos Nacionales fue una casa particular alquilada. Posteriormente, durante los años 1883 a 1889 permaneció en una oficina del Palacio Nacional, para luego trasladarse al edificio de la Universidad de Santo Tomás, donde tuvo su sede hasta el año 1957, luego fue trasladado al edificio María Cristina en el centro de San José. Finalmente, en el año 1993, es trasladado a Zapote a un moderno edificio rodeado de zonas verdes, libre de contaminación y con todas las condiciones que exige la archivística actual.
Etapas principales en el desarrollo de la institución
Según un estudio realizado por José Francisco Murillo sobre el Archivo Nacional, se pueden distinguir cuatro etapas principales en el desarrollo de esa institución: La inicial, de asentamiento, de replanteamiento y consolidación.
- La primera etapa se ubica entre los años 1881-1888 caracterizándose por documentos desorganizados, incompletos y deteriorados, así como por el reducido número de personal y con instalaciones inadecuadas.
- La segunda etapa corresponde de 1889 a 1957 cuando el Archivo Nacional es instalado en el edificio de la Universidad de Santo Tomás. Durante este período se inicia la organización de sus fondos y la elaboración de instrumentos que facilitan su consulta. En 1902 se dicta el Primer Reglamento de los Archivos Nacionales, en el cual se dan lineamientos técnicos para la clasificación y la ordenación de los documentos. En 1934 se crea un timbre de archivo con la finalidad de financiar la construcción de un edificio adecuado para los Archivos Nacionales, pero es hasta 50 después, en 1993, cuando se inaugura la primera etapa de su edificio. En 1936 se edita la Revista del Archivo Nacional, cuyo objetivo era difundir los fondos documentales en custodia, así como las investigaciones históricas.
- La tercera etapa es el período de replanteamiento (1969 –1990) se caracteriza por un mayor respaldo de las autoridades gubernamentales y por una gran cooperación internacional, sobre todo de la OEA y de la UNESCO que permitieron la capacitación del personal del Archivo Nacional en el exterior, principalmente en Argentina y España, con lo cual su personal adquiere nuevos conocimientos que permiten obtener una nueva visión del quehacer archivístico. Asimismo, por medio de la Ley 5574 de 17 de setiembre de 1974 se crea una Junta Administrativa con nuevas funciones, principalmente la de dotar al Archivo Nacional de un edificio propio. Además, se crea una fuente de financiamiento permanente mediante un impuesto a los cheques y los recursos obtenidos por el timbre de archivos.
- La cuarta etapa que se podría llamar de consolidación, que se inicia en 1990 con la creación Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Mediante esa Ley se dota al Archivo Nacional de un marco jurídico que lo convierte en el Archivo Histórico más grande del país y, en el ente rector del Sistema Nacional de Archivos.
Se logra el sueño acariciado desde 1934 de dotarlo de un edificio moderno con las condiciones adecuadas para conservar el patrimonio documental de Costa Rica, cuya primera etapa se inauguró el 23 de abril de 1993. De 1993 a 2017 se incrementa la construcción de las siguientes etapas del edificio. En 1998 se construye la II etapa, se inicia la construcción de los 4 depósitos de Archivo Intermedio. En 2013 se inaugura la III etapa del edificio y en 2017 se construye la IV etapa del edificio.
En los últimos 20 años, la institución sufre una revolución tecnológica: creación de bases de datos con los registros de localización de los documentos y digitalización de documentos facilitados en línea; sistemas de información; repositorios digitales; sitio web, redes sociales, tales como Facebook y Twitter, entre otras; así como inversiones importantes para dotar al Archivo Nacional de la infraestructura tecnológica requerida.
Marco normativo
En el área normativa también se ha producido importantes resoluciones y directrices para el Sistema Nacional de Archivos por parte de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
En 2017 se deroga el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos de 1995, y se publican dos nuevos reglamentos. En relación con la rectoría del Sistema Nacional de Archivos, cada año también se realizan decenas de asesorías archivísticas; inspecciones, cursos y charlas de capacitación archivística y para los notarios públicos; seminarios, congresos, etc.
Se desarrolló metas relativas a la proyección institucional, tales como la publicación de la Revista del Archivo Nacional y los Cuadernillos del Archivo Nacional; las exposiciones documentales en el Archivo Nacional e itinerantes en todo el país; las visitas guiadas a la institución; video del quehacer institucional; las celebraciones del Día Internacional de los Archivos; de los aniversarios de la Independencia y del Día internacional del patrimonio audiovisual, entre muchos otros.
El Archivo Nacional se ha destacado en el nivel internacional, participando activamente, en organismos internacionales archivísticos, tales como el Comité Intergubernamental del Programa Iberarchivos; el Comité Regional para América Latina y el Caribe del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO; el Comité Director de la Asociación Latinoamericana de Archivos ocupando por primera vez un costarricense su presidencia entre 1999 y 2003; en el Comité Director del Consejo Internacional de Archivos, entre otros, y logrando importantes beneficios para la comunidad archivística nacional y regional.
Archivos de carácter nacional
La institución alberga a tres archivos de carácter nacional: el Histórico, el Notarial y el Intermedio, así como a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Destaca, además, el quehacer del Departamento de Conservación. Desde el año 1936 publica la Revista del Archivo Nacional.
La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es un órgano asesor de la Dirección Nacional del Archivo Nacional, creada por la Ley 7202 de 24 de octubre del año 1990, cuya base legal está expresada en el capítulo IV de dicha ley.
Su función principal es dictar normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y resolver consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores. Esto lo hace partiendo del insumo proporcionado por las entidades: tablas de plazos de conservación o solicitudes de eliminación parcial de documentos, además de los informes de valoración presentados por los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos.
En el Archivo Histórico se conservan documentos que datan desde 1539. Por eso, garantizar el buen estado de los documentos es un papel muy importante del Departamento de Conservación, el cual define, entre otras cosas, cómo deben funcionar los depósitos en términos de humedad, iluminación, temperatura y limpieza, con el objetivo de propiciar un ambiente idóneo para la perdurabilidad de los soportes a través del tiempo.
Uno de sus espacios de mayor atención al público es la Sala de Consulta José Luis Coto Conde, sitio en el que es posible consultar más de 7 kilómetros lineales de documentos. La información está organizada en alrededor de 300 fondos documentales, de los cuales hay 93 públicos, 16 privados y 25 particulares. A esto se suman más de 220 mil fotografías, así como 53 mil mapas y planos.
Servicios que ofrece el Archivo Nacional
- Facilitación de documentos.
- Venta de reproducción de fotografías, mapas y planos, así como de registros de la base de datos, videos y grabaciones.
- Fotografías: se ofrecen en diferentes tamaños, negativos y reproducción de documentos mediante cámara digital.
- Elaboración de certificaciones de años de servicio en la función pública, hasta el año 1965.
- Elaboración de certificaciones de transcripción literal de documentos históricos de difícil lectura.
- Préstamo de documentos históricos a entidades productoras.
- Transferencia de documentos declarados con valor científico cultural.
- Donación de documentos.
Dependencias del Archivo Nacional
Archivo Notarial
Encargado de recibir, organizar, conservar y facilitar parte del patrimonio documental con valor para la ciencia y la cultura, constituido por los tomos de protocolos notariales e índices de instrumentos públicos. Coadyuva en el control del ejercicio notarial de acuerdo con lo que dispone la Ley del Sistema Nacional de Archivos y el Código Notarial.
A lo externo de la institución, este departamento tiene estrecha relación con los siguientes entes: el Consejo Superior Notarial (órgano encargado de organizar el notariado costarricense y donde la Junta Administrativa del Archivo Nocional tiene un representante), el Colegio de Abogados, los diferentes registros del Registro Nacional, el Juzgado Notarial y despachos judiciales en general. El Archivo Notarial ofrece los siguientes servicios:
- Consultas notariales de bases de datos por internet.
- Depósito definitivo de tomos de protocolos notariales y consulares.
- Depósito temporal de tomos de protocolos notariales y consulares.
- Facilitación de documentos notariales.
- Recepción de índices de instrumentos públicos.
- Reproducción de instrumentos públicos (copias simples o certificadas, certificaciones o Ulteriores Testimonios) y constancias.
- Secuestro o Préstamo de Tomos de protocolo o índices notariales por parte de Autoridades Judiciales o de la Dirección Nacional de Notariado.
- Adherir ulterior boleta de seguridad a los testimonios.
Elementos que resguardan el patrimonio documental
- Protocolos notariales y consulares de 1960 a la fecha.
- Índices de instrumentos públicos de 1960 a la fecha.
Archivo Intermedio
El Archivo Intermedio se creó en el año 2000, con el fin de custodiar la documentación con valor administrativo y legal, que también se facilita al público que necesite consultarla. En sus depósitos se albergan las transferencias de los Ministerios y los Viceministerios transferidas bajo el artículo 53 de la Ley 7202, así como algunos fondos que se consideran cerrados por la desaparición o fusión de instituciones, entre ellos el Banco Anglo Costarricense.
Rectoría del Sistema Nacional de Archivos
Una de las funciones que le asigna la legislación al Archivo Nacional de Costa Rica es la coordinación del Sistema Nacional de Archivos, que está integrado por más de 300 archivos de las instituciones públicas del país. El departamento de Servicios Archivísticos Externos es el encargado de ejecutar las acciones de apoyo técnico a éstas instituciones.
También está a cargo del Archivo Intermedio, donde se reúne, organiza y facilita los documentos con valor administrativo y legal que han sido transferidos de instituciones que han cerrado, así como los documentos más relevantes de los despachos de Ministros, Presidencia de la República y del Consejo de Gobierno, de acuerdo con lo que establece el artículo 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
Los servicios de Rectoría del Sistema Nacional de Archivos incluyen:
- Asesorías en organización de archivos centrales o de gestión
- Inspección de archivos
- Facilitación de documentos
- Préstamo de documentos
- Reproducción de documentos (fotocopias certificadas o simples)
- Transferencias de documentos
- Valoración documental
- Capacitación
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
Es un órgano asesor de la Dirección General del Archivo Nacional, creada por la Ley N°. 7202 de 24 de octubre de 1990, cuya base legal está en el capítulo IV de dicha ley. La función principal de la Comisión es dictar normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural y resolver consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores. Esto lo hace partiendo del insumo proporcionado por las entidades en los instrumentos de valoración previamente establecidos.
Fuentes
- Archivo Nacional. Reseña histórica. (2025). https://www.archivonacional.go.cr/
- Departamentos del Archivo Nacional. (2025). https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_Nacional_de_Costa_Rica
- Espacios culturales. (21025). https://www.mcj.go.cr/espacios-culturales/instituciones-centros/archivo-nacional-de-costa-rica-0
