Archivos de documentos electrónicos
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Archivos de documentos electrónicos. Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
Sumario
Áreas de actuación de la gestión archivística de los documentos electrónicos:
- Autentificación
- Conservación preventiva
- Organización
- Acceso
Autentificación
El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio.
Diferencias
Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).
Ventajas
Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el acceso.
Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separación y regrabación se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la rápida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su producción, y la corta esperanza de vida de los soportes magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarrollar una nueva área de acción en los archivos de documentos electrónicos: la autentificación, que acompañe a las tres tradicionales de preservación, organización y acceso.
Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos. Su método todavía está en fase de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación.
Conservación
La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos.
La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos:
- en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones.
- Por otra parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.
Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren—, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura.
La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes:
- un plan de preservación.
- un conjunto de medidas de conservación preventiva.
- un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario.
Principales organismos que trabajan en el ámbito de la preservación de los documentos electrónicos
- European Commission on Preservation and Access
- Council on Library and Information Resources
- National Preservation Office of United Kingdom
- Research Libraries Group: the Commission on Preservation and Access.
Organización
Así como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificación y la preservación, su irrupción no supone una ruptura con los modos de organización y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales. Más bien las tecnologías de la información, al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxito en instituciones donde su introducción ha acarreado la producción de un mayor volumen de datos, documentos e información a gestionar y una aparente confusión entre los límites de éstos y las agrupaciones documentales.
Es un lugar común tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y prestigio como en las recomendaciones de las principales organizaciones Archivísticas, la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística, son de aplicación, por su carácter universal, en este tipo de archivos.
Identificación de los fondos y secciones
En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos documentales.
Identificación que se plasma en el cuadro de organización del archivo y en los cuadros de clasificación de fondos; más necesarios, si cabe, en estos archivos que en los que albergan documentos en papel, ya que la electrónica, al impedir un acceso directo a la información sin mediar ningún instrumento y no permitir una instalación en el depósito según un sistema de cotación que reproduzca el modo orgánico y seriado de producción, exige disponer de herramientas lógicas que permitan la búsqueda y la recuperación.
Estos cuadros sirven de base del calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de los documentos una vez realizada la valoración y la selección de las series; el cual, ante la urgencia de emprender rápidas intervenciones de preservación garantizando la autenticidad de los documentos, por la ya indicada rápida obsolescencia que rodea a los avances tecnológicos en la electrónica, se convertirá en el instrumento de gestión fundamental, junto con las bases de datos que recogen los instrumentos de descripción en los archivos de documentos electrónicos.
Acceso
La facilidad en el acceso a los archivos de documentoselectrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización.
Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora, mediante la construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos actores)— como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.
Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas áreas actuales de investigación y desarrollo:
- la edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos.
- la definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos.
- la normalización y codificación de los instrumentos de descripción.
Los adelantos en el acceso están, por tanto, en estrecha dependencia de los avances que se produzcan en áreas ajenas a la archivística, como la normalización de los formatos de los documentos de texto, de datos estructurados (bases de datos, hojas de cálculo), de imagen fija o en movimiento, de sonido, multimedia, etc.; el desarrollo de sistemas de información abiertos; los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml, xml, etc.); los protocolos de comunicación, etc.
Plan directo para ser eficaz
Toda intervención en un archivo de documentos electrónicos exige, como en cualquier otro, la previa redacción de un plan director para ser eficaz.
Consiste en una planificación técnica de las acciones a realizar para la gestión de un archivo o un sistema de archivos, acompañada de un calendario de actuación, una estimación de costes y una distribución de las responsabilidades. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios que garanticen la conservación, la organización y el acceso de los documentos, establecidos a partir de las directrices y normas internacionales vigentes para la gestión tanto de los documentos de archivo en general como de los electrónicos en particular.
Las directrices, a partir de la recopilación, observación y estudio de casos donde únicamente actúa la experiencia que da la práctica, recomiendan las actividades que se deberían realizar para conseguir, del modo más efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la puesta en marcha de un proceso.
El análisis y la racionalización de los resultados obtenidos con la aplicación de estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cómo se debe realizar el proceso que tienen como objeto. Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. Éstas pueden dar lugar a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y normas de tipo jurídico.
Un plan director de archivos debe ser, por tanto, respetuoso con las directrices y las normas que existan, ya que su función es proponer criterios de actuación consistentes en indicaciones de cómo hacer algo de acuerdo con las normas ante el caso concreto del que se ocupa, que se recogen en programas de acciones técnicas destinadas a producir unos resultados determinados, previamente establecidos.
Con este espíritu y estos horizontes se debe emprender toda intervención. Sin embargo, todavía no existe un modelo de plan director de archivos de documentos electrónicos que pueda servir de guía para acciones concretas, pese a su indudable interés y necesidad. A su redacción invitamos a trabajar.
Fuentes
- Esteban Navarro, Miguel Ángel. Los archivos de documentos electrónicos. Disponible en: 2001/diciembre/9.pdf/ El profesional de la información. Consultado 14 de abril de 2014
- Serra Serra, Jordi. Gestión de los documentos digitales: estrategias para su conservación. Profesional de la Información, 2001, vol. 10, núm. 9, p. 4-18. Disponible en: el profesional de la información
