Centro de Gestión Documental (Costa Rica)
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Centro de Gestión Documental. Instituto científico, educativo y social perteneciente al Instituto de Desarrollo Rural en la provincia y capital de San José, Costa Rica. Cuenta con una colección de 7.000 volúmenes entre libros, monografías y publicaciones periódicas. Los servicios y productos que se brindan están basados en el respeto, promoviendo los principios de transparencia, rendición de cuentas, bien común, participación y fiscalización ciudadana, ética en la función pública, solidaridad, ejercicio eficiente y eficaz del servicio público.
Sumario
Reseña histórica
La Biblioteca se creó en el año 1986. Posteriormente se vio la necesidad de transformarla en un Centro de Documentación dado el tipo de material con el que cuenta y por los servicios que brinda. Es el repositorio de la información que se produce en el Instituto dada la naturaleza del material que se elabora.
La información que llega en calidad de donación de otras instituciones que tienen afinidad con el sector agropecuario. Cuenta con una colección de 7.000 volúmenes entre libros, monografías y publicaciones periódicas. acompaña a los habitantes de las zonas rurales en sus proyectos productivos y sociales, crédito, infraestructura, seguridad alimentaria y nutricional, turismo rural comunitario, dotación de tierras, entre otros.
Todo eso se realiza respetando y promoviendo los principios de transparencia, rendición de cuentas, bien común, participación y fiscalización ciudadana, ética en la función pública, solidaridad, ejercicio eficiente y eficaz del servicio público.
Misión
Administrar de forma eficiente y eficaz el acervo documental de todo el Instituto a nivel central y regional, con la finalidad de promover la reducción de costos, conservar adecuadamente los fondos a cargo, facilitar y agilizar su uso, mediante la utilización de procedimientos archivísticos.
Visión
Ser líderes dentro de las instituciones públicas, en el manejo del Sistema de Archivo, como instrumento de apoyo a las labores, administrativas, formación y desarrollo de asentamientos del Instituto de Desarrollo Rural.
Servicios que se brinda en el centro
Los servicios que brinda el centro de gestión documental son los siguientes:
- Préstamo a sala y a domicilio.
- Préstamos interbibliotecarios.
- Resolución de consultas cortas.
- Acceso a información por Internet.
- Servicio de reproducción.
- Bases de Datos.
- Difusión selectiva de la información.
- Búsquedas especializadas.
- Documentos en texto completo.
- Consultas telefónicas.
- Archivo vertical.
- Escaneo de documentos (sólo funcionarios Inder).
Valores del Centro de Gestión Documental
- Justicia.
- Servicio.
- Solidaridad.
- Honestidad.
- Respecto.
- Seguridad.
- Dinamismo.
- Integridad.
- Ética.
- Humildad.
- Eficacia.
- Discreción.
- Responsabilidad
Objetivos del Centro de Gestión Documental
Objetivo General
- Establecer el sistema de Archivo Central del Instituto, organizando el recurso de información archivística, con la finalidad de desarrollar el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo manejo y organización del acervo documental producida y recibida por el ITCO-IDA-INDER desde su origen hasta el día de hoy.
Objetivos Específicos
- Clasificar los diferentes tipos documentales de acuerdo con la Legislación Costarricense.
- Ordenar cronológica y consecutivamente lo diferentes tipos documentales según la filosofía del archivo.
- Agilizar la búsqueda y localización de los documentos solicitados.
- Brindar un servicio ágil, efectivo y eficiente.
- Digitalizar las actas y acuerdos de Junta Directiva.
Gestión de Documentos
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas, que se utilizan para administrar la documentación. En cuanto a la gestión documental, este archivo, resguarda información de actas, acuerdos y antecedentes de la Junta Directiva, también documentación de otras oficinas, dando el resguardo y conservación correspondiente y de acuerdo a los lineamientos específicos en la ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Conservación preventiva de documentos
La conservación es "... el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro". (Viñas, 188 p.2); en un proceso archivístico consiste en: mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.
Al respecto se debe tomar en cuenta el axioma que dice: "Siempre será mejor preservar que restaurar". Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de nuestros documentos, como son: el cambio climático, contaminación ambiental y biológica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc.
Por lo que, en el Archivo Central del Inder se toman las correspondientes medidas de precaución, tales como:
- Ambiente físico adecuado.
- Archivos móviles contra incendios, agua, etc.
- El control de factores externos.
- Manejo de documentos,
- Medidas de seguridad.
Publicaciones del centro
- Desarrollo Rural.
- Desarrollo Estratégico.
- Reforma Agraria y Política Agraria.
Fuentes
- Artículo: Centro de Gestión Documental. Información tomada del sitio: www.inder.go.cr. Consultado el 10 de febrero de 2022.
- Archivo: Reseña histórica del CGD. Información tomada del sitio: cgdidr.wordpress.com. Consultado el 10 de febrero de 2022.
