Mapa de procesos
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Mapa de procesos sirve para entender y mejorar una organización, una organización que pretenda una gestión sólida y bien orientada hacia sus objetivos estratégicos y sus resultados clave, requerirá de una perspectiva global y transversal que sólo puede darse mediante una visión de procesos.
Sumario
Proporciona
El mapa de procesos proporciona una perspectiva global local, obligando a posicionar cada proceso respecto a la cadena de valor. Al mismo tiempo, relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, utilizándose también como herramienta de consenso y aprender. El mapa de procesos y su elaboración es una faceta de la gestión de una organización sumamente importante. El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos, A través de él podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo.
Utilidad
- Conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente.
- Analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad.
- Analizar si la estructura y las funciones de la empresa son fieles a las tareas que realiza cada persona.
- Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoramiento del proceso.
- Orientar a nuevos empleados.
- Desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos– evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.
- Nos ayudará a definir los procesos internos y como creamos un manual de procedimientos haciendo referencia a estos procesos.
La gestión por procesos conlleva
- Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la organización y que es coherente con la estructura organizativa (Organigrama real).
- Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos tanto desde un punto de vista interno (indicadores de rendimiento) como externo (indicadores de percepción).
- Una designación de responsables de proceso, que deben supervisar y mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso asignado (costes, calidad, productividad, medio ambiente, seguridad y salud laboral, moral).
Errores más comunes en la elaboración de un mapa de procesos
- Para aprovechar adecuadamente el potencial de esta herramienta, debe tenerse cuidado de no caer, a veces de manera inconsciente, en alguno de los siguientes errores o trampas:
- Dibujar la versión como debe ser en vez de como es, falseando la interpretación de la forma actual de proceder. La mente trabaja muy rápido y en ocasiones mapeamos lo que creemos que sucede o lo que nos gustaría que sucediera, en lugar de lo que está sucediendo realmente.
- Encargar la elaboración del mapa a una persona que no tiene conocimiento profundo del proceso.
- Hacer los mapas demasiado extensos y complejos, perdiendo los beneficios de comprender mejor y más rápido mediante una imagen. Tampoco hay que caer en el otro extremo. Hemos comprobado en la práctica que un mapa que contenga entre 20 y 30 pasos (símbolos) es de mayor utilidad.
- No registrar los datos básicos para el adecuado control y actualización del documento, por ejemplo: título, quién lo realizó, quién lo validó, fechas, versión, etc.
Implicaciones que tiene en la organización si se cometen errores
- El ritmo de cambio aumentará.
- Reducirá la burocracia basada en la jerarquía.
- Aumentará la capacidad de flexibilidad y adaptabilidad.
- Incrementará la participación de empleados.
- Eliminará barreras, la organización se hará en función de la forma de operar.
- Se eliminarán actividades que no aporten valor añadido.
- La información estará disponible fácilmente.
- La gestión por hechos y datos se verá potenciada.
- La innovación conducirá a las mejoras de productividad.
