Documentación

Documentación Concepto: Disciplina que se ocupa de la recopilación, organización y gestión de documentos o datos informativos.

Documentación. Definida por la Federación Internacional de Información y Documentación (FID) como la colección, recopilación, almacenamiento, clasificación, selección, difusión, y utilización de todo tipo de información cualquiera que sea su soporte.

Definición del término

Según la Real Academia de la Lengua Española, la define como:

• f. Acción y efecto de documentar.
• f. Documento o conjunto de documentos, generalmente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo.
• f. Disciplina que se ocupa de la recopilación, organización y gestión de documentos o datos informativos.

Evolución

La Ciencia de la Documentación es una Ciencia moderna, de finales del Siglo XIX. Aparece en 1895 de la mano de Paul Otlet y Henri La Fontaine que crearon el Instituto de Bibliografía de Bruselas (IIB).

Este instituto nace con el objetivo de crear una bibliografía universal, en el que consten todas las publicaciones, todos los documentos que existían en ese momento. Tras su desaparición, el Instituto de Bibliografía de Bruselas dejó tres herencias:

1. Nacimiento de la documentación en un sentido moderno.
2. Creación de un sistema universal de clasificación del conocimiento.
3. Transformación del Instituto en una Federación Internacional de Documentación (FID).

Conciben un sistema de clasificación universal de documentos por medio de códigos (CDU) Clasificación Decimal Universal, que identifica el contenido de los documentos mediante claves de números, basados en un principio universal.

En 1934 Otlet publica su obra principal: Traité de documentation. En 1939 John Desmond Bernal publica La función social de la ciencia, en el que se destacan las siguientes ideas:

• La Ciencia tiene una función social, y la Documentación es ciencia para la ciencia. Además, los estudios de documentación son útiles porque estudian la bibliografía científica. El estudio cuantitativo de la bibliografía científica se denomina Bibliometría.
• Los estudios de documentación emplean modelos matemáticos.
• La documentación científica debe hacer un análisis objetivo de la política y de la administración científica.

La documentación como disciplina universitaria es reciente, en 1975 se crea una plaza de profesor de documentación en la UCM. En 1982 se crea la Diplomatura y a partir de 1994 la Licenciatura.

En 1992 incluye la acepción de documentalista como la persona que tiene como profesión preparar y elaborar toda clase de datos, bibliografías, informes y noticias que sirvan para documentarse.

Características principales de la disciplina

La Documentación presenta una serie de características:

• Es una ciencia interdisciplinar.
• Tiene un nivel y un significado distintos al resto de las ciencias (es imprescindible, pero permanece en un segundo plano, no es visible).
• Tiene fuertes connotaciones humanas y humanísticas (subjetividad), implicaciones personales que pueden llegar a influir.

Objetivos a considerar

Bernal fue el primero en considerar la Documentación como una ciencia inserta en la historia y en el proceso social de la Humanidad, en Congreso celebrado en la Unión Soviética en 1971. Sus objetivos son:

• El estudio del volumen, crecimiento y envejecimiento de los documentos, así como de la difusión de la bibliografía (esto se denominará Bibliometría).
• El estudio de la estructura social y de los grupos que sostienen la investigación científica.

Factores constituyentes de la Documentación

La documentación en su dimensión de ciencia social actúa en el conjunto de la sociedad desarrollando una actividad profesional caracterizada por un conjunto de factores que determinan su propio funcionamiento.

• Factor humano: Obliga a estudiar, desde un punto de vista psicosociológico a los actores de la documentación: Productores de información, Documentalistas y Usuarios. El estudio de los comportamientos, de las actitudes, de las motivaciones, de las opiniones y de las esperanzas de los protagonistas de la Documentación, integrados en su propio contexto social, constituye uno de los aspectos, a veces subestimado, absolutamente necesario para el progreso de la Documentación.
• Factor metodológico: La Documentación, como actividad humana, está sujeta a la normalización, pero en sí misma, por propia vocación, es una ciencia normalizadora. La mayoría de los servicios de información y documentación trabajan en áreas específicas y necesitan de otros centros para atender con la mayor precisión al usuario. Para ello realizan intercambios y préstamos de documentos o consultas directas vía ordenador. Todo esto, unido al hecho de que sería un grave obstáculo para los usuarios que cada centro utilizara normas diferentes, obliga a utilizar siempre que sea posible procedimientos normalizados. De este modo en la Documentación estarán normalizados los siguientes aspectos:
  • La presentación de los documentos (Normas de edición)
  • El tratamiento físico de los documentos (Normas de catalogación)
  • El tratamiento intelectual de los documentos (Lenguajes documentales)
  • La transliteración, es decir la transcripción de caracteres de un idioma a otro cuando el alfabeto es diferente
  • Los locales y los equipos (Normas de superficie de una biblioteca, dimensiones de las estanterías)
  • La informática documental (Soportes de datos, lenguajes de programación, software).
• Factor tecnológico: La tecnología juega un papel transformador en la evolución de la Documentación, su continuo desarrollo plantea enormes problemas, debido a que lo que era nuevo y útil hace un año hoy está superado por algo más completo, más rápido y más barato. La informática no es el centro del trabajo documental, no es un fin en sí misma, sino un medio para poder desarrollar mejor las actividades, lo que, al afectar a todas las operaciones del Centro de Documentación, tanto a las propiamente documentales como a las de carácter administrativo, los previsibles cambios influyen sobre el desarrollo global de la Documentación.
• Factor económico-político: Determinado por el valor de la documentación y la información como bien económico necesario para el progreso y el desarrollo. La fabricación de bienes depende del conocimiento que va siendo producido, adquirido, promovido y aplicado. La documentación, como gestor privilegiado de información, es parte integrante de este proceso. La documentación es un servicio esencial si han de progresar los planes de desarrollo económico. Sin embargo, la consideración de la documentación como bien económico ha provocado un encarecimiento de su coste, por lo que un bien social que debiera estar garantizado por los propios estados se ha transformado en un bien de consumo.

Hecho documental

El hecho documental es la emisión de un mensaje de un autor a un usuario, el documentalista es un autor de información en tanto en cuanto trabaja sobre documentos primarios, y transmite su trabajo a un usuario por medio de unos canales y de lenguajes codificados que el usuario comprende (código compartido). Pero la comunicación no es siempre directa, sino que existen interferencias, llamadas "ruidos", que dificultan la captación del mensaje por el receptor tal y como fue enviada por el emisor (o es captada de manera incompleta). Los ruidos pueden ser:

• Semánticos: El exceso de información genera desinformación.
• Técnicos: Relacionado con las herramientas de trabajo, es decir, la tecnología, que puede interferir en la transmisión de la información.
• Conceptuales: De tipo lingüístico (por ejemplo, la puntuación de un texto pude hacer variar totalmente su contenido).

Proceso documental

Comprende una serie de actividades:

• Adquisición y selección de la documentación.
• Registro del documento: Se deja constancia del mismo después de adquirirlo.
• Tratamiento del documento: Análisis formal y conceptual, para facilitar la rápida y pertinente recuperación.
• Almacenamiento: Custodia del documento, en las mejores condiciones posibles para su conservación.
• Recuperación, previa demanda del usuario, con agilidad y exactitud: La información tiene un valor económico, por ello debe proporcionarse la información adecuada con prontitud.
• Difusión y distribución de la información: Se puede hacer de forma genérica, selectiva, o bien individual.

Fuentes

• Artículo: Definición del término. Información tomada del sitio: del.rae.es. Consultado el 23 de febrero de 2022.
• Artículo: La documentación: concepto y contexto científico. Disponible en: pendientedemigracion.ucm.es. Consultado el 11 de julio de 2014.