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Centro de Gestión Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores
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Institución con sede en Bandera de Cuba Cuba
Archivo Central MINREX.JPG
Archivo Central del MINREX. Sede del Centro de Gestión Documental
Siglas o Acrónimo:CGD/MINREX
Fundación:29 de abril de 2011
Tipo de unidad:política e informacional
Director/a :Embajador Sergio González González
País:Bandera de Cuba Cuba
Sede:Archivo Central del MINREX
Dirección:Avenida de los Presidentes e/ Calzada y 9na, Municipio Plaza de la Revolución,La Habana

Centro de Gestión Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores. Institución que controla y ejecuta las acciones para el cumplimiento por el Ministerio de Relaciones Exteriores (MINREX) de las disposiciones legales del país, referidas a la información oficial. A su vez, coordina el Sistema Integral de Gestión Documental del Ministerio y conserva el acervo documental, generado en su misión de ejecutar las Relaciones internacionales del Estado Cubano.

Antecedentes

El archivo del MINREX es un archivo diplomático, administrativo e histórico. La disposición del Decreto-Ley 265/2009, artículo 49, capítulo V exceptúa al MINREX de transferir sus fondos documentales hacia el Archivo Nacional de Cuba.

El Archivo tiene sus antecedentes históricos en el Negociado de Asuntos Generales de la Secretaría de Estado, que refleja en la Ley del Poder Ejecutivo la existencia de un archivo, para tramitar la documentación de los asuntos que atendía la Secretaría de Estado (consulares, ciudadanía, inmunidades, agentes diplomáticos, protocolización de los tratados, entre otros). Después de la proclamación de la República en 1902 la documentación se transfería en legajos a la Sección Exteriores del Archivo General, hoy Archivo Nacional de la República.

La labor archivística dedicada a las relaciones exteriores tiene 5 etapas:

  1. Secretaría de Estado y Gobernación (1899-1902)
  2. Secretaría de Estado y Justicia (1902-1908)
  3. Secretaría de Estado (1909-1940)
  4. Ministerio de Estado (1940-1959)
  5. Ministerio de Relaciones Exteriores: (1959 hasta la actualidad)

Centro de Gestión Documental

La presencia de un flujo considerable de información documental en el MINREX exigió la creación de mecanismos encaminados a regular y controlar el Sistema de Información, componente fundamental en las tareas de Control Interno a tener en cuenta en los Organismos de la Administración Central del Estado y sus respectivas entidades. De esta manera, el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros autorizó mediante el Acuerdo No 5612, de fecha 1 de febrero de 2006, la creación de la Dirección de Gestión Documental (DGD), la cual sustituiría a la Dirección de Documentación, por la necesidad de reorganizar y perfeccionar la labor de administración y control de la información documental con que cuenta el MINREX.

La DGD quedó constituida el 17 de abril del 2006, por Resolución 072 del Ministro de Relaciones Exteriores. Seguidamente, en el 2013 se aprueba la nueva estructura del organismo establecida en el Reglamento Orgánico, de fecha 4 de octubre. Así, se crean formalmente las unidades mediante un acta de constitución, que en el caso de la DGD fue firmada el 1 de noviembre de 2013 y modificó su nombre a Centro de Gestión Documental (CGD).

Misión

El CGD es una unidad organizativa de apoyo, para proponer, controlar y ejecutar acciones en el cumplimiento por el MINREX de las disposiciones normativas del país, referidas a la información oficial que se genera en el organismo, así como la coordinación del Sistema Integral de Gestión Documental, que incluye la tramitación y conservación en cualquier soporte.

Visión

Constituirse en una organización con perfil integral, caracterizada por la innovación constante, la eficiencia en los procesos de trabajo con la información oficial, la transparencia en la gestión documental y el liderazgo institucional con un elevado nivel científico técnico.

Estructura

El CGD es una entidad funcional que cuenta con un directivo (Jefe de Centro) y tres grupos de trabajos que tienen igual nivel jerárquico (Registro Central, Control Documental y Archivo Central e Histórico). Cada grupo cuenta con un especialista principal, responsable por la actividad y cumplimiento de las tareas de su área.

Archivo Central. Actividad de restauración y fondo documental

El área de Registro Central es el encargado de recepcionar la documentación que ingresa al organismo, el mismo recepciona y tramita dentro del Ministerio la información. Posteriormente transita hacia el grupo de Control Documental, el cual tiene como funciones controlar las medidas de seguridad sobre la Información Oficial Clasificada, preparar al personal con acceso a Información Oficial Clasificada, asesorar la aplicación de la metodología para las medidas de seguridad y protección a la Información.

Una vez recepcionada y gestionada la documentación, pasa a ser conservada en el Archivo Central e Histórico. Esta área de trabajo esta divida en dos subgrupos: Servicios Informativos, encargado de analizar y divulgar temas de interés de valor histórico que existen en el fondo documental del Archivo, atender a los usuarios potenciales que investigan sobre tema de las Relaciones Internacionales, desarrollar las memorias anuales del MINREX, etcétera; y Gestión Documental, encargado de procesar, clasificar y organizar la documentación que es transferida desde las oficinas gestoras, efectuar estudios de fondos documentales y desarrollar búsquedas y recuperación de la información.

Servicios

El CGD proporciona a los usuarios potenciales un conjunto de servicios encaminados al cumplimiento de la misión, visión y objeto social del mismo, como unidad organizativa de apoyo al Ministerio. Este Centro, como parte de la estructura del MINREX, se rige por las mismas normativas disciplinarias que las otras dependencias del organismo, tanto para la entrada al edificio como por la forma del vestuario exigido para funcionarios y visitantes.

Para tener acceso a la información pública-abierta (no clasificada) la persona que no pertenece al organismo, necesita una carta de presentación y solicitud de su institución, dirigida al jefe del Centro donde se especifique: sus nombres y apellidos, categoría laboral y centro al que pertenece, así como el tema que se propone investigar. Además de estos requerimientos, para los extranjeros, la solicitud debe de estar avalada por la institución cubana que lo atiende.

Los principales servicios que ofrece el CGD son los siguientes:

  • Servicios especializados de acceso a la información disponible en los fondos documentales y colecciones de archivo, y monitoreo de información.

Contenido: Se atienden en sala a investigadores nacionales y extranjeros, especialistas, estudiantes y funcionarios del organismo que realizan sus investigaciones a partir de la información atesorada en el archivo; y a otros usuarios interesados en el tema de las relaciones internacionales, con previa autorización de la dirección del Ministerio.

  • Servicios de referencia especializada de la información.

Contenido: Se ofrecen referencias personalizadas, por vías telefónicas o correo electrónico de temas sobre relaciones internacionales o asuntos bilaterales.

  • Servicios de asesoría y de organización, tanto en materia de archivos como de preservación del patrimonio documental.

Contenido: Se brindan consultas, talleres y cursos sobre experiencias en la implementación del sistema de gestión documental.

Contenido: Se efectúan fotocopias de documentos, manuscritos o impresos y escaneo de originales.

  • Servicios de expedición de copias certificadas de documentos existentes en sus fondos documentales.

Contenido: Se certifican copias de documentos existentes en los fondos documentales.

Reunión Comité Nacional del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO
  • Servicios de organización de talleres y exposiciones con fines científico-técnicos en temáticas sobre las relaciones exteriores.
  • Desarrollar proyectos de investigación.

Contenido: La institución colabora, patrocina e interviene en proyectos de investigación con otras instituciones, además desarrolla proyectos propios relacionados con investigaciones de fondos documentales y de temas sobre las relaciones internacionales.

Fondo documental del Archivo Central e Histórico del MINREX

Fondo documental

El fondo del MINREX contiene la documentación generada por el organismo en el cumplimiento de la misión de ejecutar las relaciones internacionales de la República de Cuba. Conserva además los documentos de la Secretaría de Estado y del Ministerio de Estado, instituciones que tuvieron a su cargo la ejecución de las relaciones exteriores desde 1902 hasta el 31 de diciembre de 1958. La organización actual de los documentos obedece a la implementación del Sistema Integral de Gestión Documental del ministerio para el Archivo Central.

Los subfondos en los que se encuentran archivados los documentos están organizados por áreas geográficas o por direcciones de acuerdo a las temáticas que atienden, y a su vez estos por determinados períodos de tiempo (años), de acuerdo a la cantidad en existencia. Aun se encuentran en proceso de clasificación y selección, una considerable cantidad de documentos. No obstante, la localización de cualquier información se realiza dentro del parámetro de eficiencia de esta tarea.

Fuentes

  • Documentación rectora del Centro de Gestión Documental del MINREX.
  • Especialistas del Centro de Gestión Documental del MINREX