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Revisión del 13:27 27 jun 2014
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Antecedentes
El archivo del MINREX es un archivo diplomático, administrativo e histórico. La disposición del Decreto-Ley 265/2009, artículo 49, capítulo V exceptúa al MINREX de transferir sus fondos documentales hacia el Archivo Nacional de Cuba.
El Archivo tiene sus antecedentes históricos en el Negociado de Asuntos Generales de la Secretaría de Estado, que refleja en la Ley del Poder Ejecutivo la existencia de un archivo, para tramitar la documentación de los asuntos que atendía la Secretaría de Estado (consulares, ciudadanía, inmunidades, agentes diplomáticos, protocolización de los tratados, entre otros). Después de la proclamación de la República en 1902 la documentación se transfería en legajos a la Sección Exteriores del Archivo General, hoy Archivo Nacional de la República.
La labor archivística dedicada a las relaciones exteriores tiene 5 etapas:
- Secretaría de Estado y Gobernación (1899-1902)
- Secretaría de Estado y Justicia (1902-1908)
- Secretaría de Estado (1909-1940)
- Ministerio de Estado (1940-1959)
- Ministerio de Relaciones Exteriores: (1959 hasta la actualidad)
Centro de Gestión Documental
La presencia de un flujo considerable de información documental en el MINREX exigió la creación de mecanismos encaminados a regular y controlar el Sistema de Información, componente fundamental en las tareas de Control Interno a tener en cuenta en los Organismos de la Administración Central del Estado y sus respectivas entidades. De esta manera, el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros autorizó mediante el Acuerdo No 5612, de fecha 1 de febrero de 2006, la creación de la Dirección de Gestión Documental (DGD), la cual sustituiría a la Dirección de Documentación, por la necesidad de reorganizar y perfeccionar la labor de administración y control de la información documental con que cuenta el MINREX.
La DGD quedó constituida el 17 de abril del 2006, por Resolución 072 del Ministro de Relaciones Exteriores. Seguidamente, en el 2013 se aprueba la nueva estructura del organismo establecida en el Reglamento Orgánico, de fecha 4 de octubre. Así, se crean formalmente las unidades mediante un acta de constitución, que en el caso de la DGD fue firmada el 1 de noviembre de 2013 y modificó su nombre a Centro de Gestión Documental (CGD).
Misión
El CGD es una unidad organizativa de apoyo, para proponer, controlar y ejecutar acciones en el cumplimiento por el MINREX de las disposiciones normativas del país, referidas a la información oficial que se genera en el organismo, así como la coordinación del Sistema Integral de Gestión Documental, que incluye la tramitación y conservación en cualquier soporte.
Visión
Constituirse en una organización con perfil integral, caracterizada por la innovación constante, la eficiencia en los procesos de trabajo con la información oficial, la transparencia en la gestión documental y el liderazgo institucional con un elevado nivel científico técnico.
Estructura
El CGD es una entidad funcional que cuenta con un directivo (Jefe de Centro) y tres grupos de trabajos que tienen igual nivel jerárquico (Registro Central, Control Documental y Archivo Central e Histórico). Cada grupo cuenta con un especialista principal, responsable por la actividad y cumplimiento de las tareas de su área.
El área de Registro Central es el encargado de recepcionar la documentación que ingresa al organismo, el mismo recepciona y tramita dentro del Ministerio la información. Posteriormente transita hacia el grupo de Control Documental, el cual tiene como funciones controlar las medidas de seguridad sobre la Información Oficial Clasificada, preparar al personal con acceso a Información Oficial Clasificada, asesorar la aplicación de la metodología para las medidas de seguridad y protección a la Información.
Una vez recepcionada y gestionada la documentación, pasa a ser conservada en el Archivo Central e Histórico. Esta área de trabajo esta divida en dos subgrupos: Servicios Informativos, encargado de analizar y divulgar temas de interés de valor histórico que existen en el fondo documental del Archivo, atender a los usuarios potenciales que investigan sobre tema de las Relaciones Internacionales, desarrollar las memorias anuales del MINREX, etcétera; y Gestión Documental, encargado de procesar, clasificar y organizar la documentación que es transferida desde las oficinas gestoras, efectuar estudios de fondos documentales y desarrollar búsquedas y recuperación de la información.
